# Google ドライブ 外部共有レポートのテンプレート

> Workspace管理者のための外部共有レポート テンプレート。12の列、4つの公開種別、3つの埋め方、上位10名のトリアージ、そして承認。

- Source: https://www.8apps.co/ja/blog/google-drive-external-sharing-report-template
- Markdown: https://www.8apps.co/ja/blog/google-drive-external-sharing-report-template.md
- Published: 2026-09-09
- Author: 8appsチーム
- Language: ja

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## 3人の相手、1つのファイル

監査人が「外部共有されているドライブ ファイルの一覧を、所有者付きで」と求めます。見込み顧客のセキュリティ質問票が、チェックボックス付きで同じものを求めます。文書が行方不明になったあと、経営層が「これって何件あるの？」と聞きます。3人とも同じファイルを求めていて、Business Starter、Standard、Plusでは、Googleはそれを作りません – ファイル公開レポートはFrontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plusにあります。

だから自分で作ります。この記事がそのテンプレートです。列、それぞれの存在理由、そして埋まったあとに何をするか。[外部共有レポートの記事](/ja/blog/google-drive-external-sharing-report)は行を作る3つの経路を扱い、こちらはファイルそのものです。[四半期チェックリスト](/ja/blog/quarterly-google-drive-access-audit-checklist)と、[アクセス レビューの記事](/ja/blog/google-drive-access-review-iso-27001-soc-2)で説明する証跡記録と並びます。

## 12の列と、それぞれの存在理由

**ファイル名。** 読む人間のため。名前は重複するので、決してキーにはしません。

**ファイルID／リンク。** キーです。同じIDの2行は、2通りの公開を持つ1つのファイルであり、並べて見たいものです。

**所有者。** 共有を変更できる人であり、退職者リストと突き合わせる最初の対象です。所有者が停止済みなら、管理者が動かない限りその行は誰も直しません。

**場所 – マイドライブか、共有ドライブ名か。** 責任と修正の経路が変わります。マイドライブのファイルは所有者が制限するもの。共有ドライブのファイルは、メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有ドライブを管理 の下で、そのドライブのメンバーと設定に支配されます。

**公開の種類。** 4つの値。レポート全体をこの列で並べ替えます。
- `public` – リンクを知っている全員、またはウェブに公開。ログイン不要。
- `external` – ドメイン外の特定のアドレスまたはグループに共有。
- `legacy` – 外部であり、もう取引のないドメインや人物向け。元代理店、終わった顧客、去年の業務委託先。
- `internal-wide` – 組織の全員に共有。外部ではありませんが、人事や財務のファイルが決して持つべきでない行です。

**共有先。** ドメインまたはアドレス。この列を並べ替えると個人アドレス（gmail.com、outlook.comなど）が浮かび上がります。これらは毎回、正当な理由か制限が必要です。

**役割。** 閲覧者、コメント投稿者、編集者。契約書の外部編集者は、パンフレットの閲覧者とはまったく別の話です。

**最終更新。** 18か月触られていない公開ファイルは、簡単な制限対象です。昨日編集され外部共有されているファイルは進行中の仕事で、尋ねずに制限すれば何かが壊れます。

**発見元 – ログ、検索、スキャン。** どの情報源がその行を生んだか。母集団がどれだけ網羅的かを、あなたに、そして後の監査人に伝えます。全行が `log` なら、レポートは対象期間内の変更しかカバーしていません。ログはイベントを記録するのであって、現在の状態ではないからです。

**判断 – 維持、制限、移管。** 一覧をレビューに変える列です。空欄は未判断を意味します。

**判断者。** 名前。多くの場合、管理者ではありません – 下記参照。

**実施日。** 変更を適用した日。実施日が空の判断は未解決の指摘であり、次の四半期の最初の立ち寄り先です。

## 3つの情報源から埋める

各情報源に「発見元」の値が対応します。詳細は[3つの経路の記事](/ja/blog/google-drive-external-sharing-report)にあるので、手短に。

**ドライブのログ** – メニュー → レポート → 監査と調査 → ドライブのログイベント、既定の7日間から期間を広げ、可視性変更の属性で絞り込みます。対象期間内の公開または外部への変更が、それぞれ `log` の行になります。期間内については網羅的で、期間より前に公開されたものについては沈黙します。ドライブのログイベントは6か月保持です。

**ユーザー単位の検索。** ユーザーは自分のドライブを `sharedwith:external owner:me` と `sharedwith:public owner:me` で検索するか、ユーザー フィルタ →「リンクを知っている全員」を使えます。その結果が `search` の行になります。管理者がドライブのUIから実行できるドメイン全体版はないので、規模には弱いやり方です。共有ドライブは例外で、「共有ドライブを管理」は管理者にすべてのドライブとメンバーを見せます。

**組織全体のスキャンのエクスポート。** 全ユーザーのマイドライブと全共有ドライブを一度に、テンプレートと同じ列で。行は `scan` になります。ここがBusinessエディションで管理コンソールが止まり、ツールが始まる場所です – その境界は[主要ガイド](/ja/blog/audit-google-drive-access-across-organisation)が示します。

## 上位10名の所有者をどう扱うか

シートに行が入ったら、所有者で並べ替えて数えます。たいていのドメインでは、外部共有の大半を少数の人が占めます。提案書を共有する営業リーダー、代理店との窓口、創業者、そして2月に辞めた誰か。この偏りは有用です。10分の会話を10回行えば、たいていの行が片付き、その多くは「6か月より古いものはすべて制限」で終わります。

行数の多い順に所有者を処理します。各人について自分の行に絞り込み、`public` を先に、そのうえで最終更新が古い順に。判断を一度の打ち合わせで合意し、所有者の名前を判断者欄に入れて次へ進みます。停止済みや削除済みのユーザーが所有する行は、その仕事を引き継いだ人へ – 引き継いだ人がいなければ管理者へ回します。

## 判断の列と、誰が署名するか

顧客がまだ提案書を必要としているかどうかを、管理者が決めるべきではないのが普通です。関係を持っている人が決め、管理者は記録し、必要なら実行します。だから判断者はしばしばラインマネージャーやファイルの所有者になり、管理者は実施日の欄に入ります。

この列を正直に保つルールが2つ。`keep` にはその行に理由が要ります。一行でも構いません – 「顧客案件、12月まで」。そして個人アドレスへの `external` 行は、監査人に読み上げても耐える理由なしに `keep` になることは決してありません。

## 求められていたファイル

同じシートが3つの依頼すべてに答えます。監査人には、日付を付けてエクスポートし、公開種別ごとの合計を証跡記録に転記します – なぜこの組み合わせが受け入れられるのかは[アクセス レビューの記事](/ja/blog/google-drive-access-review-iso-27001-soc-2)で説明しています。顧客の質問票には、ファイルではなく合計と頻度を。経営層には、上位10名の所有者と `public` の件数を、1画面で。

## 出典

- [ファイル公開レポート](https://knowledge.workspace.google.com/admin/security/file-exposure-report) – エディション一覧（Frontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plus）。
- [ドライブのログイベント](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/drive-log-events) – 階層、既定の7日間表示、可視性変更の属性。
- [データの保持期間と遅延](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/data-retention-and-lag-times) – ドライブのログイベントは6か月保持。
- [管理者として共有ドライブを管理する](https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/manage-shared-drives-as-an-admin) – 階層。管理者はすべての共有ドライブとメンバーを閲覧可能。
- [「リンクを知っている全員」に共有されたファイルを見つける（Stanford University IT）](https://uit.stanford.edu/service/gsuite/drive/find-files-shared-with-anyone-with-a-link) – ユーザー フィルタ → リンクを知っている全員。
- [Google ドライブの検索演算子](https://support.google.com/drive/answer/2375114) – `sharedwith:external owner:me`、`sharedwith:public owner:me`、自分のドライブのみ。2026-09-09に再確認。