# Acesso legado: arquivos do Drive compartilhados com domínios antigos > Ex-agências, ex-clientes e antigos fornecedores continuam com compartilhamentos do Drive muito depois do fim do trabalho. Como achá-los na mão, triá-los e vê-los em toda a organização. - Source: https://www.8apps.co/pt/blog/acesso-legado-arquivos-compartilhados-dominios-antigos - Markdown: https://www.8apps.co/pt/blog/acesso-legado-arquivos-compartilhados-dominios-antigos.md - Published: 2026-09-09 - Author: Equipe 8apps - Language: pt --- ## A agência que você parou de pagar em 2024 O contrato com a agência de design terminou há dois anos. A gerente de contas dela já foi para um concorrente. Ela continua com permissão de editor na pasta da marca, na planilha de preços compartilhada "só para a apresentação" e em outros quarenta arquivos, porque a última tarefa de ninguém naquele projeto foi removê-la. Isso é acesso legado: permissões do Drive que um dia estavam corretas e que ninguém revogou. Não é um vazamento e raramente aparece em um registro. É a soma de toda colaboração que a sua organização já teve, ainda ativa. ## Como o acesso legado se parece Quatro tipos aparecem em quase toda auditoria: - **Ex-agências e consultorias**: Domínios inteiros que tiveram motivo para estar no seu Drive e não têm mais. - **Ex-clientes**: Entregas, propostas e pastas de trabalho nunca encerradas quando o projeto acabou. - **Antigos fornecedores e prestadores**: Muitas vezes em endereços pessoais do Gmail, e não em um domínio corporativo, o que os torna mais difíceis de notar. - **Endereços pessoais de ex-funcionários**: O arquivo que alguém compartilhou com o próprio Gmail para "mexer no fim de semana", que sobrevive à suspensão e, se não for transferido, à exclusão. Esse caso está em [suspenso não é removido](/pt/blog/suspenso-nao-e-removido-compartilhamentos-drive-apos-desligamento) e no [checklist de offboarding](/pt/blog/checklist-offboarding-acesso-google-drive) mais amplo. ## Por que isso se acumula Compartilhamentos sobrevivem a projetos porque nada os encerra. Um projeto tem uma abertura e raramente um fechamento, e um compartilhamento em um arquivo é uma decisão pontual que ninguém revisita. A pessoa que o criou vai embora; o drive é reorganizado; o domínio do outro lado troca de dono. As ferramentas do Google também não o revelam, por motivos documentados. O registro do Drive (Menu → Relatórios → Auditoria e investigação → Eventos de registro do Drive) grava mudanças. Um compartilhamento criado em 2023 e nunca mais tocado não gera evento este ano, e de todo modo os eventos de registro do Drive são retidos por seis meses. O registro é histórico de atividade, não um mapa atual de permissões. As configurações de compartilhamento (Menu → Apps → Google Workspace → Drive e Documentos → Configurações de compartilhamento → Opções de compartilhamento) governam o que os usuários podem fazer daqui para frente. O Google documenta um efeito retroativo: quando o compartilhamento externo é desativado, "external users also lose access to any items previously shared with them". Para a opção de domínios permitidos – a que a maioria das organizações realmente usa, acrescentando o domínio de um cliente quando o trabalho começa – a página de ajuda não diz o que acontece com compartilhamentos existentes de um domínio que você depois remove da lista. Não presuma; verifique em um arquivo de teste se compartilhamentos existentes são afetados, antes de tratar a lista de permitidos como ferramenta de limpeza. As mudanças podem levar até 24 horas. E o relatório de exposição de arquivos, que mostra os domínios externos para os quais mais se compartilha, existe apenas em Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard e Plus e Enterprise Essentials Plus. Em uma edição Business, você não o tem. ## Caçando na mão Três rotas nativas. Nenhuma dá o quadro completo; juntas, encontram a maior parte. O registro do Drive, filtrado. Adicione uma condição sobre o atributo **mudança de visibilidade** – é um dos atributos de busca do Google, não um nome de evento – amplie o intervalo até onde a retenção de seis meses permitir e use o atributo Destino (definição do Google: "usuário cujo acesso foi alterado") para restringir ao endereço ou domínio que você está caçando. Exporte para Planilhas ou CSV – limite de 100.000 linhas. Isso encontra compartilhamentos criados ou alterados nos últimos seis meses, e nada mais antigo – que, no caso de acesso legado, é a maior parte. Busca por usuário. Cada usuário pode digitar `sharedwith:external owner:me` na busca do próprio Drive e ver os arquivos de que é dono compartilhados fora da organização, depois procurar domínios que não deveriam estar ali. Só funciona no próprio Drive; não existe versão de administrador sobre os Drives dos outros. Mande a instrução para as pessoas que trabalharam com a antiga agência e peça as listas. Gerenciar drives compartilhados. Menu → Apps → Google Workspace → Drive e Documentos → Gerenciar drives compartilhados lista cada drive com seus membros. Abra a lista de membros de cada drive que o projeto tocou e procure qualquer endereço fora do seu domínio. Isso pega membros externos, não os arquivos individuais dentro de um drive compartilhados com alguém de fora – esses são permissões de arquivo, e a lista de membros não tem coluna para eles. [A auditoria de drives compartilhados](/pt/blog/auditar-permissoes-drives-compartilhados-toda-organizacao) aprofunda essa distinção. ## Uma regra de triagem que escala Seja o que for que você encontrar, coloque em uma planilha e ordene primeiro por domínio, depois por proprietário. Domínio primeiro, porque acesso legado se decide no nível do domínio. Você não precisa julgar quarenta arquivos individualmente; precisa de uma decisão por contraparte: ainda ativa, ou encerrada. Um domínio encerrado tem todos os compartilhamentos removidos de uma vez. Proprietário depois, porque é o proprietário que remove. Agrupe as linhas e mande a cada pessoa a lista dela com uma data. Endereços pessoais do Gmail exigem outra pergunta – de quem é? – e vão para o gestor, não para o proprietário do arquivo. Registre três números ao terminar: linhas encontradas, linhas removidas, linhas mantidas com motivo escrito. É essa linha que um auditor pede. ## Onde as ferramentas nativas param No Business Starter, Standard e Plus não existe relatório de todos os compartilhamentos externos da organização nem jeito de buscar no Drive de outra pessoa. O registro mostra seis meses de mudanças, a busca por usuário mostra uma pessoa, e a página de drives compartilhados mostra membros e não arquivos. Acesso legado é, por definição, mais antigo que seis meses e espalhado por muitos proprietários – exatamente o formato que nenhuma das três rotas enxerga. ## A varredura organizacional O [Drive Guard for Admins](/pt/google-workspace/drive-guard-for-admins) é instalado uma vez por um administrador do Workspace pelo Google Workspace Marketplace e distribuído a todos os usuários, sem nada para as outras pessoas instalarem. Ele varre o "Meu Drive" de cada usuário e todos os drives compartilhados da organização, e o painel mostra links públicos, compartilhamentos externos e acesso legado, com exportação. Como a exportação cobre todo proprietário e todo drive em uma planilha, a ordenação por domínio descrita acima leva um minuto em vez de uma rodada de e-mails, e nada depende de quem lembrou de responder. Ele reporta; você decide e remove. Revogar acesso de dentro da ferramenta está no roadmap, não disponível hoje. Rode antes da limpeza, entregue a cada proprietário as linhas dele, rode de novo depois e guarde as duas exportações como antes e depois. ## Fontes - [Eventos de registro do Drive](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/drive-log-events) – caminho; padrão de 7 dias; atributo de mudança de visibilidade (um atributo, não um nome de evento); atributo Destino definido como "usuário cujo acesso foi alterado"; exportação para Planilhas/CSV limitada a 100.000 linhas. - [Retenção de dados e tempos de latência](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/data-retention-and-lag-times) – eventos de registro do Drive retidos por 6 meses. - [Gerenciar o compartilhamento externo da sua organização](https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/manage-external-sharing-for-your-organization) – caminho das opções de compartilhamento; Desativado / Domínios permitidos / Ativado; "External users also lose access to any items previously shared with them" (apenas o caso Desativado); até 24 horas para aplicar. - [Gerenciar drives compartilhados como administrador](https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/manage-shared-drives-as-an-admin) – caminho; o administrador vê todos os drives e membros. - [Relatório de exposição de arquivos](https://knowledge.workspace.google.com/admin/security/file-exposure-report) – lista de edições; domínios externos mais atendidos. - [Excluir ou remover um usuário da sua organização](https://knowledge.workspace.google.com/admin/users/delete-or-remove-a-user-from-your-organization) – a suspensão é reversível; arquivos não transferidos de um usuário excluído ficam guardados por 20 dias. Relido em 2026-09-09. - [Operadores de busca do Google Drive](https://support.google.com/drive/answer/2375114) – `sharedwith:external` documentado como "Find items explicitly shared with users or groups outside your Google Workspace organization". Relido em 2026-09-09.