# Modelo de relatório de compartilhamento externo do Google Drive > O modelo de relatório de compartilhamento externo para admins do Workspace: doze colunas, quatro tipos de exposição, três formas de preencher, triagem dos dez maiores e assinatura. - Source: https://www.8apps.co/pt/blog/modelo-relatorio-compartilhamento-externo-google-drive - Markdown: https://www.8apps.co/pt/blog/modelo-relatorio-compartilhamento-externo-google-drive.md - Published: 2026-09-09 - Author: Equipe 8apps - Language: pt --- ## Três pessoas, um arquivo Um auditor pede "uma lista de arquivos do Drive compartilhados externamente, com os proprietários". O questionário de segurança de um cliente em potencial pede o mesmo com uma caixinha de marcar. Sua diretoria, depois que um documento se perdeu, pergunta "quantos desses existem?". Os três querem o mesmo arquivo, e no Business Starter, Standard e Plus o Google não o constrói – o relatório de exposição de arquivos está em Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard e Plus e Enterprise Essentials Plus. Então você constrói. Este texto é o modelo: as colunas, por que cada uma existe e o que fazer quando estiver preenchido. O [texto sobre o relatório de compartilhamento externo](/pt/blog/relatorio-compartilhamento-externo-google-drive) cobre os três caminhos para produzir as linhas; este é o arquivo em si. Ele anda ao lado do [checklist trimestral](/pt/blog/checklist-trimestral-auditoria-acesso-google-drive) e do registro de evidências descrito no [texto sobre revisão de acesso](/pt/blog/revisao-acesso-google-drive-iso-27001-soc-2). ## As doze colunas e por que cada uma existe **Nome do arquivo.** Para as pessoas que leem; nunca a chave, porque nomes se repetem. **ID / link do arquivo.** A chave. Duas linhas com o mesmo ID são um arquivo com duas exposições, e você quer vê-las lado a lado. **Proprietário.** Quem pode mudar o compartilhamento, e a primeira coisa a cruzar com a lista de quem saiu. Um proprietário suspenso significa que ninguém vai corrigir a linha, a menos que o administrador o faça. **Local – "Meu Drive" ou o nome do drive compartilhado.** A responsabilidade e o caminho de correção mudam. Um arquivo em "Meu Drive" cabe ao proprietário restringir; um arquivo em drive compartilhado é regido pelos membros e pelas configurações do drive, em Menu → Apps → Google Workspace → Drive e Documentos → Gerenciar drives compartilhados. **Tipo de exposição.** Quatro valores; o relatório inteiro se ordena por esta coluna: - `public` – qualquer pessoa com o link, ou publicado na web. Sem login. - `external` – compartilhado com um endereço ou grupo específico fora do seu domínio. - `legacy` – externo, para um domínio ou pessoa com quem você não trabalha mais: uma ex-agência, um cliente encerrado, o prestador do ano passado. - `internal-wide` – compartilhado com todos na organização. Não é externo, mas é uma linha que um arquivo de RH ou financeiro nunca deveria ter. **Compartilhado com.** O domínio ou endereço. Ordenar esta coluna faz aparecerem os endereços pessoais (gmail.com, outlook.com e afins); esses precisam de justificativa ou restrição toda vez. **Papel.** Leitor, comentarista ou editor. Um editor externo em um contrato é uma conversa diferente de um leitor em um folheto. **Última modificação.** Um arquivo público sem toque há dezoito meses é uma restrição fácil. Um arquivo editado ontem e compartilhado externamente é trabalho em andamento; restringir sem perguntar quebra alguma coisa. **Encontrado por – registro, busca ou varredura.** Qual fonte produziu a linha. Isso diz a você, e depois a um auditor, quão completa é a população: se toda linha diz `log`, o relatório cobre apenas mudanças dentro da janela, porque o registro grava eventos, não estado atual. **Decisão – manter, restringir ou transferir.** A coluna que transforma uma lista em revisão; vazia significa não decidida. **Decidido por.** Um nome, muitas vezes não o do administrador – veja abaixo. **Feito em.** Quando a mudança foi aplicada. Uma decisão sem data em Feito em é um achado em aberto, e a primeira parada do próximo trimestre. ## Preenchendo a partir de três fontes Cada fonte tem um valor de Encontrado por; o [texto sobre os três caminhos](/pt/blog/relatorio-compartilhamento-externo-google-drive) tem os detalhes, então em resumo: **O registro do Drive** – Menu → Relatórios → Auditoria e investigação → Eventos de registro do Drive, intervalo ampliado além dos 7 dias padrão, filtrado pelo atributo de mudança de visibilidade. Cada mudança para público ou externo na janela vira uma linha marcada como `log`. Completo para a janela, silencioso sobre tudo o que ficou exposto antes dela; os eventos de registro do Drive são retidos por 6 meses. **Busca por usuário.** Um usuário pode buscar no próprio Drive com `sharedwith:external owner:me` e `sharedwith:public owner:me`, ou usar o filtro de pessoas → "Qualquer pessoa com o link". Os resultados dele viram linhas marcadas como `search`. Não existe versão para todo o domínio que um administrador possa rodar pela interface do Drive, então isso escala mal. Drives compartilhados são a exceção: Gerenciar drives compartilhados mostra ao administrador todos os drives e seus membros. **Uma exportação de varredura organizacional.** O "Meu Drive" de todos os usuários e todos os drives compartilhados de uma vez, com as mesmas colunas do modelo; linhas marcadas como `scan`. É aqui que o Admin console para nas edições Business e uma ferramenta começa – o [guia principal](/pt/blog/auditar-acesso-google-drive-toda-organizacao) traça essa fronteira. ## O que fazer com os dez maiores proprietários Quando a planilha tiver linhas, ordene por proprietário e conte. Na maioria dos domínios, poucas pessoas respondem pela maior parte do compartilhamento externo: quem lidera vendas e compartilha propostas, quem cuida da relação com a agência, o fundador, e alguém que saiu em fevereiro. Essa concentração é útil: dez conversas de dez minutos costumam resolver a maioria das linhas, quase sempre terminando em "restringir tudo com mais de seis meses". Pegue os proprietários na ordem da quantidade de linhas. Para cada um, filtre as linhas dele, `public` primeiro, depois pela Última modificação mais antiga. Acorde as decisões em uma sentada, ponha o nome do proprietário em Decidido por e siga. Linhas de usuários suspensos ou excluídos vão para quem herdou o trabalho – ou para o administrador, se ninguém herdou. ## A coluna de decisão e quem assina O administrador normalmente não deveria decidir se um cliente ainda precisa de uma proposta. Quem é dono da relação decide; o administrador registra e, quando necessário, executa. Por isso Decidido por costuma ser um gestor ou o proprietário do arquivo, e o administrador vai em Feito em. Duas regras mantêm a coluna honesta. Um `keep` precisa de um motivo na linha, nem que seja uma frase – "projeto de cliente, termina em dezembro". E uma linha `external` para um endereço pessoal nunca recebe `keep` sem um motivo que sobreviva a ser lido em voz alta para o auditor. ## O arquivo que pediram A mesma planilha atende aos três pedidos. Para o auditor: exporte, datado, e copie os totais por tipo de exposição para o registro de evidências – o [texto sobre revisão de acesso](/pt/blog/revisao-acesso-google-drive-iso-27001-soc-2) explica por que essa dupla é aceita. Para o questionário do cliente: totais e cadência, não o arquivo. Para a diretoria: os dez maiores proprietários e a contagem de `public`, em uma tela. ## Fontes - [Relatório de exposição de arquivos](https://knowledge.workspace.google.com/admin/security/file-exposure-report) – lista de edições (Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard e Plus; Enterprise Essentials Plus). - [Eventos de registro do Drive](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/drive-log-events) – caminho, visão padrão de 7 dias, atributo de mudança de visibilidade. - [Retenção de dados e tempos de latência](https://knowledge.workspace.google.com/admin/reports/data-retention-and-lag-times) – eventos de registro do Drive retidos por 6 meses. - [Gerenciar drives compartilhados como administrador](https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/manage-shared-drives-as-an-admin) – caminho; o administrador vê todos os drives compartilhados e seus membros. - [Encontrar arquivos compartilhados com "qualquer pessoa com o link" (Stanford University IT)](https://uit.stanford.edu/service/gsuite/drive/find-files-shared-with-anyone-with-a-link) – filtro de pessoas → Qualquer pessoa com o link. - [Operadores de busca do Google Drive](https://support.google.com/drive/answer/2375114) – `sharedwith:external owner:me`, `sharedwith:public owner:me`, só no próprio Drive. Relido em 2026-09-09.