Die beste Importdatei für dein CRM liegt in Gmail
Jede CRM-Einführung beginnt mit "importiere deine Kontakte" – und jedes neue CRM steht halb leer da, weil die Menschen, mit denen du tatsächlich sprichst, in keiner CSV auftauchen. Sie stecken in deiner Mail.
Die gute Nachricht: Wenn du Konversationen mit Labels versehen hast – kunden, leads, lieferanten –, hast du den schwierigen Teil bereits erledigt. Ein Label ist ein von Hand kuratiertes Kontaktsegment. Was fehlt, ist der Export.
Schritt 1 – den Umfang mit einer Suche festlegen, nicht durch Scrollen
Gmails Suchoperatoren filtern, bevor überhaupt etwas extrahiert wird, und dieselbe Zeichenfolge funktioniert im Gmail-Suchfeld, in Apps Script und in der Gmail API:
label:kunden newer_than:6m
Nützliche Ergänzungen, alle aktuell: newer_than: / older_than:, um das Zeitfenster einzugrenzen, has:attachment für Korrespondenz mit Substanz und -list:news@example.com, um einen Newsletter loszuwerden, der immer wieder unter dem Label auftaucht.
Führe die Suche zuerst in Gmail aus und sieh dir die Ergebnisse an. Ist die Suche falsch, ist alles danach falsch.
Schritt 2 – die Adressen herausholen
Gmail hat keinen Button "diese Ergebnisse exportieren" – die vier gangbaren Wege (Weitere Kontakte, Kontakte-Export, Takeout, Apps Script) vergleicht unser Leitfaden zum Extrahieren von E-Mail-Adressen aus Gmail ehrlich. Für eine label-eingegrenzte Liste bleiben realistisch Apps Script oder ein Add-on, denn Weitere Kontakte und der Kontakte-Export sehen Labels überhaupt nicht, und Takeout liefert ein Mail-Archiv, keine Liste.
Schritt 3 – die Spalten formen, die dein CRM erwartet
Welchen Weg du auch nimmst: Bring die Daten in diese Form – nahezu jeder CSV-Import eines CRM passt darauf:
| Spalte | Warum |
|---|---|
| Vorname / Nachname | Getrennt, nicht zusammen – Importe gleichen über separate Felder ab |
| Eine Adresse pro Zeile | |
| Quelle | Der Labelname – damit du weißt, aus welchem Segment die Zeile stammt |
| Zuletzt kontaktiert | Das Datum der jüngsten Nachricht – deine Reihenfolge für die Nachfassaktion |
Schritt 4 – entdoppeln und Rauschen entfernen
Drei Bereinigungsdurchgänge vor dem Import:
- Über die E-Mail-Spalte entdoppeln –
=UNIQUE()oder Daten → Datenbereinigung → Duplikate entfernen. - Maschinelle Absender entfernen –
no-reply@,notifications@, alles, was nur je auf einer Verteilerliste auftauchte. - Über Mitleser entscheiden – Adressen, die ausschließlich in CC standen, gehören womöglich nicht auf eine Outreach-Liste. Googles Absenderrichtlinien sind unmissverständlich: "Don't send messages to people who didn't sign up to get messages from you." Menschen, mit denen du wirklich korrespondiert hast, bestehen diesen Test; ein CC-Mitleser vielleicht nicht.
Schritt 5 – importieren und die Quellenspalte behalten
Importiere die CSV, ordne die Spalten zu und behalte Quelle als Tag oder benutzerdefiniertes Feld. In sechs Monaten ist "welche davon kamen aus dem Label kunden" eine Frage, auf die du eine Antwort haben willst.
Wo Contact Extractor hineinpasst
Contact Extractor fasst die Schritte 2 bis 4 zu einem Durchgang zusammen: Richte es auf label:kunden newer_than:6m, und es schreibt E-Mail-Adressen samt der zugehörigen Namen entdoppelt in eine Google-Tabelle – aus allen sieben Stellen, an denen eine Adresse in einer Nachricht stehen kann: Von, An, CC, BCC, Antwort an, Betreff und Nachrichtentext. Es läuft als Apps-Script-Add-on in deinem eigenen Google-Konto.
Quellen
- Suchoperatoren für Gmail – gelesen am 20.08.2026
- Richtlinien für E-Mail-Absender – Gmail-Hilfe – gelesen am 20.08.2026
- Kontakte exportieren – Google Kontakte-Hilfe – gelesen am 20.08.2026