O e-mail da professora do nono ano
Primeira semana de aula. Uma professora encaminha a você a mensagem de uma mãe: um link para um documento da turma, com o nome de cada aluno e suas notas, está circulando em um grupo de pais. Qualquer pessoa com o link consegue abrir. O aluno que deixou assim fez isso em junho, para entregar pelo celular, e ninguém pensou nisso desde então.
Você é o responsável de TI. Na maioria das escolas, você também é a rede, as impressoras, o sistema acadêmico e quem guarda o controle do projetor. Esta é a auditoria de compartilhamento do Drive para esse trabalho: o que o Google Workspace for Education oferece de forma nativa, onde ele para na edição Fundamentals e a varredura organizacional que preenche a lacuna – que, para escolas, é gratuita.
O que a sua edição realmente inclui
O Google Workspace for Education Fundamentals está disponível sem custo para instituições qualificadas, e a edição que você tem decide o que você consegue ver.
No Education Standard e no Education Plus você tem a ferramenta de investigação de segurança, o relatório de exposição de arquivos e a exportação do inventário do Drive.
No Fundamentals você não tem nenhum dos três. Você está na mesma posição de uma empresa em edição Business: o registro do Drive, a tela de gestão de drives compartilhados, as configurações de compartilhamento e nenhuma visão de todo o domínio sobre o que está exposto.
Defina primeiro as regras de compartilhamento por unidade organizacional
Acerte as regras primeiro, porque em uma escola uma regra não serve para todos.
Vá em Menu → Apps → Google Workspace → Drive e Documentos → Configurações de compartilhamento → Opções de compartilhamento. O compartilhamento externo pode ficar Desativado, limitado a domínios permitidos, ou Ativado com avisos opcionais, e a configuração pode variar por unidade organizacional. Com alunos em uma unidade e funcionários em outra, você pode desligar o compartilhamento externo para os alunos e permitir que os funcionários compartilhem com domínios parceiros permitidos, ou com avisos.
Duas ressalvas honestas. A configuração é um controle, não um relatório – ela não diz o que já está compartilhado. E só funciona se a sua estrutura de unidades organizacionais for real. Em uma escola onde todas as contas ficam na unidade raiz, existe uma regra só para um aluno do sexto ano e para a diretora financeira.
Quatro coisas que dão errado em um domínio escolar
Contas de alunos que se formam. Faça o que fizer com as contas – suspender por um ano, excluir depois das notas – o compartilhamento que esses alunos criaram não muda quando o login deles acaba. A suspensão bloqueia o login e é reversível; a exclusão oferece transferir a propriedade dos arquivos, e o que não for transferido fica guardado por 20 dias, recuperável apenas restaurando o usuário. Nenhum desses passos olha para o que a pessoa compartilhou, nem com quem. Argumentamos isso por inteiro em suspenso não é removido. A versão escolar: uma aluna compartilha todo o portfólio dela com um Gmail pessoal em junho para poder guardar. A conta vai embora; o compartilhamento fica.
Drives de turma com um professor que saiu como único gerente. Só gerentes adicionam membros, e o professor que criou um drive em 2022 e saiu em 2024 pode ter sido o único. Vá em Menu → Apps → Google Workspace → Drive e Documentos → Gerenciar drives compartilhados e filtre por drives sem gerentes. Como administrador, você pode adicionar um gerente a partir dessa tela. O tratamento mais longo está em auditar permissões de drives compartilhados em toda a organização.
Links públicos em trabalhos de alunos. Estudantes marcam "qualquer pessoa com o link" pelo mesmo motivo que adultos: sempre funciona. Um aluno pode achar os próprios buscando sharedwith:public owner:me no Drive. O que você não pode fazer é rodar essa busca sobre os Drives de outras pessoas pelo lado administrativo; não existe busca em todo o domínio na interface do Drive.
Funcionários compartilhando com Gmail pessoal. Professores corrigem em casa, e o caminho mais rápido é compartilhar com o próprio Gmail. É um compartilhamento externo que sobrevive ao vínculo, e a configuração de compartilhamento da unidade dos funcionários é o único controle nativo sobre ele.
O que o registro do Drive mostra, e por quanto tempo
O registro do Drive é a evidência nativa para os quatro casos. Menu → Relatórios → Auditoria e investigação → Eventos de registro do Drive. A visão padrão são os últimos sete dias, então amplie. Filtre pelo atributo de mudança de visibilidade para ver cada mudança de quem pode ver um arquivo. Usuários externos aparecem como anônimos, a menos que o arquivo tenha sido compartilhado com eles individualmente ou por um grupo específico – então quem entra por link público é "anônimo", enquanto o Gmail pessoal de um professor, se compartilhado diretamente, aparece como endereço.
Os eventos de registro do Drive são retidos por seis meses. Um link público colocado em um projeto do oitavo ano há dois anos não está no registro. O registro é histórico de atividade, não um mapa atual de permissões.
No Education Fundamentals, é aqui que o Google para.
A varredura organizacional, e por que é gratuita para escolas
Por trás dos quatro problemas há uma pergunta: no Drive de cada aluno, de cada professor e em cada drive de turma, o que está público, o que está externo e o que ainda está compartilhado com pessoas com quem não temos mais relação?
O Drive Guard for Admins é um complemento do Google Workspace Marketplace que um administrador instala uma vez; ele é distribuído a todos os usuários, então ninguém em sala de aula instala nada. Ele varre o "Meu Drive" de cada usuário e todos os drives compartilhados do domínio e mostra links públicos, compartilhamentos externos e acesso legado em um painel, com exportação. Ele reporta; você corrige no Drive. Revogar de dentro do painel está no roadmap, não disponível hoje.
O Drive Guard for Admins é gratuito para instituições de ensino. Escreva de um endereço da escola para support@8apps.co e nós configuramos. Faça a varredura no fim de cada semestre e de novo depois do fechamento das notas, quando as contas da turma que sai forem tratadas – a cadência é sua.
Para o procedimento geral em que a varredura se encaixa, comece por auditar o acesso ao Google Drive em toda a organização.
Fontes
- Comparar edições do Google Workspace for Education – "Google Workspace for Education Fundamentals is available for no charge for all qualifying institutions."
- Eventos de registro do Drive – caminho no Admin console; visão padrão de 7 dias; atributo de mudança de visibilidade; usuários externos aparecem como anônimos, salvo compartilhamento individual ou por grupo específico; lista de edições da ferramenta de investigação de segurança (Education Standard e Plus, não Fundamentals).
- Retenção de dados e tempos de latência – eventos de registro do Drive retidos por 6 meses.
- Relatório de exposição de arquivos – lista de edições (Education Standard e Plus; não Fundamentals).
- Exportar o inventário do Drive da sua organização – lista de edições (Education Standard e Plus; não Fundamentals).
- Gerenciar o compartilhamento externo da sua organização – caminho no Admin console; Desativado / domínios permitidos / Ativado com avisos; pode variar por unidade organizacional; compatível com todas as edições.
- Gerenciar drives compartilhados como administrador – caminho no Admin console; filtro de drives sem gerentes; o administrador pode adicionar membros e mudar níveis de acesso; compatível com Education.
- Níveis de acesso em drives compartilhados – só gerentes adicionam membros.
- Excluir ou remover um usuário da sua organização – a suspensão bloqueia o login e é reversível; a exclusão oferece transferência de propriedade; arquivos não transferidos guardados por 20 dias, recuperáveis só restaurando o usuário. Relido em 2026-09-09.
- Operadores de busca do Google Drive –
sharedwith:public owner:mefunciona apenas no próprio Drive do usuário. Relido em 2026-09-09.