Offboarding é um problema de Drive com crachá de RH
A conta é suspensa no prazo. O notebook volta. E seis meses depois alguém percebe que a planilha do ex-funcionário continua compartilhada com um endereço pessoal do Gmail, ou que uma pasta de cliente criada por ele ainda tem uma agência externa dentro.
O fluxo de offboarding do próprio Google resolve bem o problema de propriedade. O que ele não faz é dizer o que a pessoa havia compartilhado, e com quem, antes de sair. Este é o checklist que cobre os dois.
Passo 1 – suspenda primeiro, exclua depois
A orientação do Google distingue as duas coisas: a suspensão bloqueia o acesso de imediato e de forma reversível; a exclusão é para quando a pessoa realmente saiu e você já tratou dos dados dela. Suspenda no primeiro dia. Exclua quando o checklist abaixo estiver concluído – não antes.
Passo 2 – transfira a propriedade do Drive durante a exclusão
Quando você excluir a conta, o fluxo de exclusão do Admin console oferece transferir os arquivos do Drive e do Documentos do usuário para outra conta – normalmente a do gestor ou uma conta de arquivo da equipe. Aceite a oferta sempre.
A armadilha é documentada e implacável: os arquivos do Drive que a pessoa possuía e que você não transferir ficam guardados por 20 dias, e mesmo assim só ficam acessíveis se você restaurar o usuário. Passada essa janela, eles somem. Se quem saiu era dono de algo importante – e raramente se sabe que não era – o passo da transferência não é opcional.
Passo 3 – a parte que o fluxo de exclusão nunca menciona: os compartilhamentos
Transferir a propriedade move os arquivos. Não responde à pergunta de compartilhamento: o que essa pessoa compartilhou externamente, quais links ela abriu e quais dos seus compartilhamentos antigos deveriam ter morrido junto com o vínculo?
É essa a parte que ressurge meses depois – suspender uma conta não a toca. E é uma pergunta de estado – o que está compartilhado agora – que nem o fluxo de exclusão nem o log de atividade foram feitos para responder.
Faça de uma auditoria de compartilhamento em toda a organização um passo padrão do offboarding: varra os arquivos transferidos e os drives da equipe em busca de acesso externo, links públicos e acesso legado, e limpe o que a pessoa deixou enquanto o contexto ainda está fresco. O Drive Guard for Admins faz isso a partir de um painel – uma instalação de administrador cobre todos os usuários, as varreduras abrangem o "Meu Drive" de todos e todos os drives compartilhados, e os resultados exportam de forma limpa para o registro do offboarding. US$ 4,80 por usuário por ano, preço de lançamento, teste de 7 dias, gratuito para instituições de ensino.
Passo 3b – remova a pessoa dos drives compartilhados e dos grupos
Enquanto a conta está suspensa, tire quem saiu dos lugares que concedem acesso por participação, e não por arquivo. Em Menu → Apps → Google Workspace → Drive e Documentos → Gerenciar drives compartilhados, verifique todos os drives de que a pessoa fazia parte – e rode o filtro Sem gerentes, porque se ela era a única gerente de um drive, ninguém mais consegue adicionar membros nele. Remova-a também dos Grupos do Google: um grupo que ainda a lista é uma concessão permanente sobre tudo o que estiver compartilhado com aquele grupo.
Passo 4 – verifique e arquive a prova
Feche o chamado com evidência, não com memória: a confirmação da transferência e uma exportação mostrando que os itens compartilhados externamente foram revisados e decididos – mantidos deliberadamente ou restringidos. É a exportação que transforma "fizemos o offboarding" em algo que você mostra a um auditor um ano depois.
O checklist, comprimido
- Primeiro dia: suspenda a conta.
- Antes de excluir: transfira a propriedade do Drive/Documentos no fluxo de exclusão – arquivos próprios não transferidos sobrevivem apenas 20 dias, e só via restauração.
- Na mesma semana: remova a pessoa dos drives compartilhados e dos grupos e rode o filtro Sem gerentes; depois rode a auditoria de compartilhamento – compartilhamentos externos, links públicos, acesso legado ligado ao trabalho de quem saiu.
- Encerramento: exporte os resultados para o registro do offboarding.
Imprima ou copie para o seu runbook. A ordem é o ponto: suspenda antes de auditar, audite antes de excluir.
Fontes
- Excluir ou remover um usuário da sua organização – orientação sobre suspender versus excluir; "During the deletion process, super admins can transfer the user's Drive and Docs files"; "Drive files the user owns—These files are saved for 20 days but are only accessible if you restore the user". Relido em 2026-09-09.
- Gerenciar drives compartilhados como administrador – caminho no Admin console; o filtro Sem gerentes; só gerentes adicionam membros. Relido em 2026-09-09.