Os candidatos que você já tem
Todo recrutador tem dois bancos de candidatos. Um é o ATS. O outro é o Gmail – anos de candidaturas, indicações e conversas do tipo "vou te manter em mente para a próxima" que nunca entraram em sistema nenhum. Quando uma vaga nova abre, o segundo banco costuma ser o melhor, e é justamente o que você não consegue pesquisar direito.
Etapa 1 – ache os e-mails de candidatos com operadores, não rolando a tela
Os operadores de busca do Gmail fazem o trabalho pesado. Padrões úteis para e-mails de recrutamento:
subject:(CV OR currículo) has:attachment
label:candidatos newer_than:12m
from:me subject:(entrevista OR "próximos passos") older_than:2m
O terceiro é o subestimado: os seus e-mails de saída sobre entrevistas de alguns meses atrás são uma lista de pessoas no meio do processo que podem ter sumido.
Rode a busca no Gmail primeiro e confira o que volta – delimitar antes de extrair, sempre.
Etapa 2 – extraia para uma planilha
O Gmail não tem botão de exportação para resultados de busca. Os caminhos que funcionam, comparados honestamente, estão no nosso guia de extração de endereços do Gmail; para uma lista delimitada por busca, as opções práticas são Apps Script (uma tarde de verdade, com um teto de 6 minutos de execução e trabalho de parsing) ou um complemento que faz o mesmo dentro da sua conta.
De todo modo, você quer mais do que a linha De: candidatos aparecem em Para (a sua abordagem), em Responder a (sistemas de candidatura) e nos corpos ("minha colega está procurando – fale com ela em …"). Uma indicação está no corpo ou em lugar nenhum.
Etapa 3 – monte como pipeline, não como lista
| Coluna | Preenchida por |
|---|---|
| Nome / Sobrenome | extração |
| extração | |
| Marcador ou busca de origem | extração |
| Data do último contato | extração |
| Vaga / Etapa / Próximo passo | você – esta é a parte de pipeline |
Remova duplicatas pelo e-mail antes de qualquer coisa – candidatos se candidatam mais de uma vez, e uma linha duplicada vira duas etapas conflitantes em uma semana.
Dois limites honestos
- Apenas endereços de e-mail e nomes. Números de telefone não são extraídos – se você precisar deles, continuam sendo uma etapa manual a partir do próprio currículo.
- Apenas Gmail. Endereços dentro de currículos ou documentos anexados estão fora do escopo; o que está nos campos da mensagem e no corpo está dentro.
Uma nota profissional
Correspondência com candidatos são dados pessoais de pessoas confiando a você uma busca por emprego. Mantenha a planilha interna, restrinja o compartilhamento e use-a para retomar conversas que você já teve – não para disparar em massa. É também o que te mantém do lado certo das diretrizes do Google para remetentes: "Don't send messages to people who didn't sign up to get messages from you."
Onde o Contact Extractor se encaixa
O Contact Extractor pega qualquer uma das buscas acima – mesma sintaxe, sem alterações – e escreve os endereços e nomes em uma planilha do Google sem duplicatas, lendo os sete campos em que um contato pode aparecer (De, Para, Cc, Cco, Responder a, assunto, corpo). Acrescente as suas colunas de Vaga e Etapa e o pipeline está no ar.
Fontes
- Operadores de pesquisa que você pode usar no Gmail – lido em 20/08/2026
- Diretrizes para remetentes de e-mail – Ajuda do Gmail – lido em 20/08/2026
- Apps Script – Quotas for Google Services – lido em 20/08/2026