„Schicken Sie mir den Bericht über externe Freigaben"
Früher oder später kommt die Anfrage – von einem Prüfer, aus dem Sicherheitsfragebogen eines möglichen Kunden oder von der eigenen Geschäftsleitung nach einem Beinahe-Vorfall. Gefragt ist kein Bauchgefühl. Gefragt ist eine Datei: jedes Dokument, das außerhalb der Organisation freigegeben ist, wem es gehört und wie es offen liegt.
Es gibt drei Wege, diese Datei zu erzeugen. Welche Ihnen offenstehen, hängt von Ihrer Google Workspace Edition ab.
Weg 1 – Googles Bericht zur Dateifreigabe (falls Ihre Edition ihn hat)
Google baut genau diesen Bericht, aber nur in die oberen Tarife: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard und Plus sowie Enterprise Essentials Plus. In diesen Editionen fangen Sie dort an – es ist Googles eigene Sicht auf die Offenlegung.
In Business Starter, Standard oder Plus gehört dieser Bericht schlicht nicht zum Tarif, und keine Einstellung schaltet ihn frei – die vollständige Editionstabelle finden Sie in den Berichten, die Ihre Workspace Edition nicht enthält.
Weg 2 – das Drive-Protokoll, gefiltert auf Freigaben
Jeder Administrator kann Berichte → Audit und Untersuchung → Drive-Protokollereignisse öffnen und auf Freigabe- und Berechtigungsänderungen filtern. Google dokumentiert das genaue Vorgehen: Filter hinzufügen → Sichtbarkeit → Extern freigegeben → Suchen. Lesen Sie das Ergebnis mit Googles eigenem Vorbehalt im Hinterkopf – eine Freigabe an eine Gruppe, die externe Nutzer zulässt, wird als extern freigegeben markiert, „auch wenn die Gruppe gar keine externen Nutzer hat". Das ergibt etwas, das wie ein Bericht aussieht, und es lohnt sich – aber seien Sie sich im Klaren darüber, was es ist: eine Historie von Freigabeänderungen im gefilterten Zeitfenster, keine Aussage darüber, was jetzt freigegeben ist.
Die Lücke wirkt in beide Richtungen. Eine Datei, die vor zwei Jahren extern freigegeben und seitdem nicht angefasst wurde, taucht in einem aktuellen Zeitfenster nicht auf. Und eine Datei, die letzte Woche freigegeben und wieder gesperrt wurde, erscheint zweimal im Protokoll, obwohl sie heute null Mal offen liegt. Wer das einem Prüfer als „den Bericht über externe Freigaben" überreicht, verspricht mehr, als es ist.
Weg 3 – den Zustand scannen, organisationsweit
Die Zustandsantwort – was ist gerade jetzt freigegeben, über alle Nutzer hinweg – liefert Drive Guard for Admins. Eine Admin-Installation deckt jeden Nutzer der Organisation ab; der Scan durchläuft die „Meine Ablage" aller Nutzer und alle geteilten Ablagen; und das Dashboard teilt die Ergebnisse in genau die Kategorien, die der Bericht braucht: externe Zugriffe, öffentliche Links und Alt-Zugriffe, die ihren Zweck überlebt haben. Danach exportieren Sie.
Der Preis liegt bei US$ 4,80 pro Nutzer und Jahr, Einführungspreis gegenüber einem Listenpreis von US$ 8,80, mit einer 7-tägigen Testphase – Kreditkarte erforderlich, und eine ehrliche Einschränkung sollten Sie kennen: Während der Testphase ist alles freigeschaltet außer dem Download der Rohdaten. Sie sehen also Ihre vollständigen Ergebnisse im Dashboard und exportieren, sobald Sie ein Abonnement abschließen. Bildungseinrichtungen: kostenlos. Mehr als 100 Nutzer: schreiben Sie an support@8apps.co für einen Rabatt.
Was in einen guten Bericht über externe Freigaben gehört
Welcher Weg ihn auch erzeugt – der Bericht, der die fragende Person zufriedenstellt, hat diese Spalten (die vollständige Vorlage finden Sie hier): Dateiname und Eigentümer; was die Freigabe extern macht (namentlich genannte externe Mitarbeitende oder ein Link); gegebenenfalls die Reichweite des Links (öffentlich gegenüber „Jeder mit dem Link" innerhalb einer Domain); zuletzt geändert; und eine Statusspalte, die Ihr Team ausfüllt – behalten, einschränken, prüfen. Erst die Statusspalte macht aus einem Scan eine Prüfung.
Halten Sie den Bericht ehrlich
Datieren Sie ihn. Nennen Sie den Umfang („alle ‚Meine Ablage'-Bereiche und geteilten Ablagen, N Nutzer, gescannt an diesem Datum"). Und nennen Sie die Methode. Ein Bericht über externe Freigaben, der nicht sagt, wie er entstanden ist, provoziert genau die Rückfrage, die Sie schließen wollten.
Quellen
- Bericht zur Dateifreigabe – Editionsliste (Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard und Plus; Enterprise Essentials Plus). Erneut gelesen am 2026-09-09.
- Drive-Protokollereignisse – Menüpfad; das dokumentierte Vorgehen „Extern freigegebene Dateien anzeigen" (Filter hinzufügen → Sichtbarkeit → Extern freigegeben) und der Gruppen-Vorbehalt. Erneut gelesen am 2026-09-09.