Drei Personen, eine Datei
Ein Prüfer verlangt „eine Liste extern freigegebener Drive-Dateien mit Eigentümern". Der Sicherheitsfragebogen eines möglichen Kunden fragt dasselbe mit einem Ankreuzfeld. Ihre Geschäftsführung fragt, nachdem ein Dokument abhandengekommen ist: „Wie viele davon gibt es?" Alle drei wollen dieselbe Datei, und in Business Starter, Standard und Plus baut Google sie nicht – der Bericht zur Dateifreigabe liegt in Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard und Plus sowie Enterprise Essentials Plus.
Also bauen Sie sie. Dieser Beitrag ist die Vorlage: die Spalten, warum es jede gibt, und was zu tun ist, wenn sie gefüllt ist. Der Beitrag zum Bericht über externe Freigaben behandelt die drei Wege, die Zeilen zu erzeugen; dieser hier ist die Datei selbst. Sie steht neben der quartalsweisen Checkliste und dem Nachweisprotokoll, das im Beitrag zur Zugriffsprüfung beschrieben ist.
Die zwölf Spalten und warum es jede gibt
Dateiname. Für die Menschen, die den Bericht lesen; niemals der Schlüssel, denn Namen wiederholen sich.
Datei-ID / Link. Der Schlüssel. Zwei Zeilen mit derselben ID sind eine Datei mit zwei Offenlegungen, und die wollen Sie nebeneinander sehen.
Eigentümer. Die Person, die die Freigabe ändern kann, und das Erste, was Sie gegen die Liste der Ausscheidenden prüfen. Ein gesperrter Eigentümer bedeutet, dass niemand die Zeile korrigiert, außer der Administrator tut es.
Ort – „Meine Ablage" oder der Name der geteilten Ablage. Verantwortung und Korrekturweg unterscheiden sich. Eine Datei in „Meine Ablage" schränkt ihr Eigentümer ein; eine Datei in einer geteilten Ablage unterliegt deren Mitgliedern und Einstellungen unter Menü → Apps → Google Workspace → Drive und Docs → Geteilte Ablagen verwalten.
Art der Offenlegung. Vier Werte; der ganze Bericht sortiert nach dieser Spalte:
public– jeder mit dem Link oder im Web veröffentlicht. Keine Anmeldung nötig.external– freigegeben für eine bestimmte Adresse oder Gruppe außerhalb Ihrer Domain.legacy– extern, an eine Domain oder Person, mit der Sie nicht mehr arbeiten: eine ehemalige Agentur, ein abgeschlossener Kunde, der Dienstleister vom letzten Jahr.internal-wide– freigegeben für alle in der Organisation. Nicht extern, aber eine Zeile, die eine HR- oder Finanzdatei nie tragen sollte.
Freigegeben für. Die Domain oder Adresse. Sortieren Sie diese Spalte, und private Adressen treten hervor (gmail.com, outlook.com und ähnliche); die brauchen jedes Mal eine Begründung oder eine Einschränkung.
Rolle. Betrachter, Kommentator oder Bearbeiter. Ein externer Bearbeiter an einem Vertrag ist ein anderes Gespräch als ein Betrachter einer Broschüre.
Zuletzt geändert. Eine öffentliche Datei, die achtzehn Monate niemand angefasst hat, ist eine einfache Einschränkung. Eine gestern bearbeitete und extern freigegebene Datei ist laufende Arbeit; sie ohne Nachfrage einzuschränken, zerstört etwas.
Gefunden durch – Protokoll, Suche oder Scan. Welche Quelle die Zeile erzeugt hat. Das sagt Ihnen und später einem Prüfer, wie vollständig die Grundgesamtheit ist: Steht in jeder Zeile log, deckt der Bericht nur Änderungen im Zeitfenster ab, denn das Protokoll erfasst Ereignisse, nicht den aktuellen Zustand.
Entscheidung – behalten, einschränken oder übertragen. Die Spalte, die aus einer Liste eine Prüfung macht; leer heißt unentschieden.
Entschieden durch. Ein Name, oft nicht der des Administrators – siehe unten.
Erledigt am. Wann die Änderung umgesetzt wurde. Eine Entscheidung ohne Datum in „Erledigt am" ist eine offene Feststellung und der erste Halt im nächsten Quartal.
Befüllen aus drei Quellen
Jede Quelle hat einen Wert für „Gefunden durch"; der Beitrag zu den drei Wegen enthält die Einzelheiten, also nur kurz:
Das Drive-Protokoll – Menü → Berichte → Audit und Untersuchung → Drive-Protokollereignisse, Zeitraum über die standardmäßigen 7 Tage hinaus erweitert, gefiltert auf das Attribut „Sichtbarkeitsänderung". Jede Änderung auf öffentlich oder extern im Zeitfenster wird eine Zeile mit log. Vollständig für das Fenster, stumm zu allem, was davor offen wurde; Drive-Protokollereignisse werden 6 Monate aufbewahrt.
Suche pro Nutzer. Ein Nutzer kann sein eigenes Drive mit sharedwith:external owner:me und sharedwith:public owner:me durchsuchen oder den Personenfilter → „Jeder mit dem Link" nutzen. Seine Ergebnisse werden Zeilen mit search. Eine domainweite Variante, die ein Administrator aus der Drive-Oberfläche starten könnte, gibt es nicht, das skaliert also schlecht. Geteilte Ablagen sind die Ausnahme: „Geteilte Ablagen verwalten" zeigt dem Administrator jede Ablage und ihre Mitglieder.
Ein organisationsweiter Scan-Export. Die „Meine Ablage" jedes Nutzers und jede geteilte Ablage in einem Durchgang, mit denselben Spalten wie die Vorlage; Zeilen mit scan. Hier hört die Admin-Konsole in Business Editionen auf und ein Werkzeug fängt an – der Leitfaden zur organisationsweiten Prüfung zieht diese Grenze.
Was Sie mit den zehn größten Eigentümern tun
Sobald die Tabelle Zeilen hat, sortieren Sie nach Eigentümer und zählen. In den meisten Domains verantworten wenige Personen die meisten externen Freigaben: die Vertriebsleitung, die Angebote teilt, wer die Agenturbeziehung führt, die Gründerin – und jemand, der im Februar gegangen ist. Diese Konzentration ist nützlich: Zehn Gespräche à zehn Minuten räumen meist die meisten Zeilen ab, die meisten enden mit „alles einschränken, was älter als sechs Monate ist".
Nehmen Sie die Eigentümer in der Reihenfolge ihrer Zeilenzahl. Filtern Sie für jeden auf seine Zeilen, public zuerst, dann nach ältestem „Zuletzt geändert". Vereinbaren Sie die Entscheidungen in einer Sitzung, tragen Sie den Namen des Eigentümers in „Entschieden durch" ein und gehen Sie weiter. Zeilen im Eigentum gesperrter oder gelöschter Nutzer gehen an die Person, die deren Arbeit übernommen hat – oder an den Administrator, wenn es niemanden gibt.
Die Entscheidungsspalte und wer sie zeichnet
Der Administrator sollte in der Regel nicht entscheiden, ob ein Kunde ein Angebot noch braucht. Wer die Beziehung verantwortet, entscheidet; der Administrator hält fest und setzt bei Bedarf um. „Entschieden durch" ist deshalb oft eine Führungskraft oder der Eigentümer der Datei, und der Administrator steht in „Erledigt am".
Zwei Regeln halten die Spalte ehrlich. Ein keep braucht eine Begründung in der Zeile, und sei es eine Zeile – „Kundenprojekt, endet im Dezember". Und eine external-Zeile an eine private Adresse bekommt nie ein keep ohne eine Begründung, die es aushält, dem Prüfer vorgelesen zu werden.
Die Datei, nach der sie gefragt haben
Dieselbe Tabelle beantwortet alle drei Anfragen. Für den Prüfer: exportieren, datiert, und die Summen je Offenlegungsart in das Nachweisprotokoll übernehmen – der Beitrag zur Zugriffsprüfung erklärt, warum genau dieses Paar akzeptiert wird. Für den Kundenfragebogen: Summen und Rhythmus, nicht die Datei. Für die Geschäftsführung: die zehn größten Eigentümer und die Zahl der public-Zeilen, auf einem Bildschirm.
Quellen
- Bericht zur Dateifreigabe – Editionsliste (Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard und Plus; Enterprise Essentials Plus).
- Drive-Protokollereignisse – Pfad, Standardansicht 7 Tage, Attribut „Sichtbarkeitsänderung".
- Datenaufbewahrung und Verzögerungszeiten – Drive-Protokollereignisse werden 6 Monate aufbewahrt.
- Geteilte Ablagen als Administrator verwalten – Pfad; der Administrator sieht alle geteilten Ablagen und ihre Mitglieder.
- Dateien finden, die für „Jeder mit dem Link" freigegeben sind (Stanford University IT) – Personenfilter → Jeder mit dem Link.
- Google Drive Suchoperatoren –
sharedwith:external owner:me,sharedwith:public owner:me, nur im eigenen Drive. Erneut gelesen am 2026-09-09.