Google Drive Freigaben in einer Schul-Domain prüfen

Die E-Mail der Lehrkraft aus der zehnten Klasse

Erste Schulwoche. Eine Lehrkraft leitet Ihnen die Nachricht eines Elternteils weiter: Ein Link zu einem Klassendokument, in dem die Namen aller Schülerinnen und Schüler samt ihren Noten stehen, kursiert in einem Eltern-Gruppenchat. Jeder mit dem Link kann es öffnen. Der Schüler, der das im Juni so eingestellt hat, wollte es vom Handy aus abgeben, und seitdem hat niemand mehr daran gedacht.

Sie sind die IT-Leitung. In den meisten Schulen sind Sie außerdem das Netzwerk, die Drucker, das Schulverwaltungssystem und die Hüterin der Beamer-Fernbedienung. Das hier ist die Drive-Freigabeprüfung für diesen Job: was Google Workspace for Education nativ mitbringt, wo es in der Edition Fundamentals aufhört und welcher organisationsweite Scan die Lücke füllt – der für Schulen kostenlos ist.

Was Ihre Edition tatsächlich enthält

Google Workspace for Education Fundamentals steht qualifizierten Einrichtungen kostenlos zur Verfügung, und Ihre Edition entscheidet, was Sie sehen können.

In Education Standard und Education Plus haben Sie das Sicherheitsprüfungstool, den Bericht zur Dateifreigabe und den Drive-Inventarexport.

In Fundamentals haben Sie keines der drei. Sie stehen damit dort, wo ein Unternehmen in einer Business Edition steht: das Drive-Protokoll, die Verwaltungsseite für geteilte Ablagen, die Freigabeeinstellungen – und keine domainweite Sicht darauf, was offen liegt.

Setzen Sie zuerst die Freigaberegeln je Organisationseinheit

Bringen Sie zuerst die Regeln in Ordnung, denn in einer Schule kann eine Regel nicht für alle passen.

Gehen Sie zu Menü → Apps → Google Workspace → Drive und Docs → Freigabeeinstellungen → Freigabeoptionen. Externe Freigaben können auf Aus stehen, auf zugelassene Domains beschränkt oder An mit optionalen Warnhinweisen sein – und die Einstellung kann je Organisationseinheit abweichen. Liegen Schülerinnen und Schüler in einer eigenen Organisationseinheit und das Personal in einer anderen, können Sie externe Freigaben für Lernende abschalten und dem Personal Freigaben an zugelassene Partnerdomains oder mit Warnhinweis erlauben.

Zwei ehrliche Vorbehalte. Die Einstellung ist eine Steuerung, kein Bericht – sie sagt Ihnen nicht, was bereits freigegeben ist. Und sie wirkt nur, wenn Ihre Struktur der Organisationseinheiten echt ist. In einer Schule, in der alle Konten in der Wurzel liegen, gilt eine Regel für eine Fünftklässlerin und für die Verwaltungsleitung gleichermaßen.

Vier Dinge, die in einer Schul-Domain schiefgehen

Konten von Schülerinnen und Schülern, die ihren Abschluss machen. Was auch immer Sie mit den Konten tun – ein Jahr sperren, nach den Zeugnissen löschen –: Die Freigaben, die diese Personen eingerichtet haben, ändern sich nicht, wenn ihre Anmeldung endet. Die Sperrung blockiert die Anmeldung und ist umkehrbar; das Löschen bietet die Eigentumsübertragung an, und was nicht übertragen wird, bleibt 20 Tage erhalten und ist nur über die Wiederherstellung des Nutzers zugänglich. Keiner dieser Schritte sieht nach, was die ausscheidende Person freigegeben hat und für wen. Ausführlich argumentieren wir das in Gesperrt ist nicht gelöscht. Die Schulvariante: Eine Schülerin gibt im Juni ihr gesamtes Portfolio für eine private Gmail-Adresse frei, um es zu behalten. Das Konto geht; die Freigabe bleibt.

Klassenablagen, deren einziger Manager eine ausgeschiedene Lehrkraft ist. Nur Manager fügen Mitglieder hinzu, und die Lehrkraft, die 2022 eine Ablage angelegt hat und 2024 gegangen ist, war möglicherweise die einzige. Gehen Sie zu Menü → Apps → Google Workspace → Drive und Docs → Geteilte Ablagen verwalten und filtern Sie nach Ablagen ohne Manager. Als Administrator können Sie von dieser Seite aus einen Manager hinzufügen. Die ausführliche Behandlung steht in Berechtigungen geteilter Ablagen organisationsweit prüfen.

Öffentliche Links auf Schülerarbeiten. Lernende setzen „Jeder mit dem Link" aus demselben Grund wie Erwachsene: Es funktioniert immer. Eine Schülerin kann ihre eigenen finden, indem sie in Drive nach sharedwith:public owner:me sucht. Was Sie nicht können: diese Suche von der Administrationsseite aus über die Ablagen anderer Personen laufen lassen – eine domainweite Suche gibt es in der Drive-Oberfläche nicht.

Personal, das an private Gmail-Adressen freigibt. Lehrkräfte korrigieren zu Hause, und der schnellste Weg ist eine Freigabe an die eigene Gmail-Adresse. Das ist eine externe Freigabe, die das Beschäftigungsverhältnis überdauert, und die Freigabeeinstellung der Personal-Organisationseinheit ist die einzige native Kontrolle darüber.

Was das Drive-Protokoll zeigt, und wie lange

Das Drive-Protokoll ist der native Nachweis für alle vier Fälle. Menü → Berichte → Audit und Untersuchung → Drive-Protokollereignisse. Die Standardansicht zeigt die letzten sieben Tage, erweitern Sie sie also. Filtern Sie auf das Attribut „Sichtbarkeitsänderung", um jede Änderung daran zu sehen, wer eine Datei sehen kann. Externe Nutzer erscheinen als anonym, sofern die Datei nicht einzeln oder über eine bestimmte Gruppe mit ihnen geteilt wurde – ein Besucher über einen öffentlichen Link ist also „anonym", während die private Gmail-Adresse einer Lehrkraft, wenn direkt freigegeben, als Adresse erscheint.

Drive-Protokollereignisse werden sechs Monate aufbewahrt. Ein öffentlicher Link, der vor zwei Jahren auf ein Projekt der neunten Klasse gesetzt wurde, steht nicht im Protokoll. Das Protokoll ist Aktivitätshistorie, keine aktuelle Berechtigungskarte.

In Education Fundamentals hört Google hier auf.

Der organisationsweite Scan – und warum er für Schulen kostenlos ist

Hinter allen vier Problemen steht eine Frage: Was ist über die Ablagen aller Lernenden, aller Lehrkräfte und aller Klassenablagen hinweg öffentlich, was extern, und was ist noch für Personen freigegeben, mit denen wir nicht mehr zu tun haben?

Drive Guard for Admins ist ein Add-on aus dem Google Workspace Marketplace, das ein Administrator einmal installiert; es wird an jeden Nutzer verteilt, sodass niemand im Klassenzimmer etwas installiert. Es durchsucht die „Meine Ablage" jedes Nutzers und jede geteilte Ablage der Domain und zeigt öffentliche Links, externe Freigaben und Alt-Zugriffe auf einem Dashboard mit Export. Es meldet; Sie beheben in Drive. Das Entziehen aus dem Dashboard heraus steht auf der Roadmap und ist heute nicht verfügbar.

Für Bildungseinrichtungen ist Drive Guard for Admins kostenlos. Schreiben Sie von Ihrer Schuladresse an support@8apps.co, und wir richten es ein. Scannen Sie am Ende jedes Halbjahres und noch einmal nach der Zeugnisausgabe, wenn die Konten des abgehenden Jahrgangs bearbeitet werden – den Rhythmus bestimmen Sie.

Für das allgemeine Verfahren, in dem der Scan steckt, beginnen Sie mit Google Drive Zugriffe organisationsweit prüfen.

Quellen

• Google Workspace for Education Editionen im Vergleich – „Google Workspace for Education Fundamentals is available for no charge for all qualifying institutions."
• Drive-Protokollereignisse – Pfad in der Admin-Konsole; Standardansicht 7 Tage; Attribut „Sichtbarkeitsänderung"; externe Nutzer erscheinen als anonym, sofern nicht einzeln oder über eine bestimmte Gruppe freigegeben; Editionsliste des Sicherheitsprüfungstools (Education Standard und Plus, nicht Fundamentals).
• Datenaufbewahrung und Verzögerungszeiten – Drive-Protokollereignisse werden 6 Monate aufbewahrt.
• Bericht zur Dateifreigabe – Editionsliste (Education Standard und Plus; nicht Fundamentals).
• Drive-Inventar Ihrer Organisation exportieren – Editionsliste (Education Standard und Plus; nicht Fundamentals).
• Externe Freigaben für Ihre Organisation verwalten – Pfad in der Admin-Konsole; Aus / zugelassene Domains / An mit Warnhinweisen; kann je Organisationseinheit abweichen; in allen Editionen unterstützt.
• Geteilte Ablagen als Administrator verwalten – Pfad in der Admin-Konsole; Filter für Ablagen ohne Manager; der Administrator kann Mitglieder hinzufügen und Zugriffsstufen ändern; in Education unterstützt.
• Zugriffsstufen für geteilte Ablagen – nur Manager fügen Mitglieder hinzu.
• Nutzer aus Ihrer Organisation löschen oder entfernen – die Sperrung blockiert die Anmeldung und ist umkehrbar; das Löschen bietet die Eigentumsübertragung an; nicht übertragene Dateien werden 20 Tage aufbewahrt und sind nur über die Wiederherstellung des Nutzers zugänglich. Erneut gelesen am 2026-09-09.
• Google Drive Suchoperatoren – sharedwith:public owner:me funktioniert nur im eigenen Drive des Nutzers. Erneut gelesen am 2026-09-09.