Offboarding ist ein Drive-Problem mit HR-Ausweis
Das Konto wird pünktlich gesperrt. Der Laptop kommt zurück. Und sechs Monate später fällt jemandem auf, dass die Tabelle des ehemaligen Mitarbeiters immer noch für eine private Gmail-Adresse freigegeben ist – oder dass in einem von ihm angelegten Kundenordner immer noch eine externe Agentur sitzt.
Googles eigener Offboarding-Ablauf löst das Eigentumsproblem gut. Was er nicht leistet: Ihnen zu sagen, was die ausscheidende Person vor ihrem Weggang mit wem geteilt hat. Hier ist die Checkliste, die beides abdeckt.
Schritt 1 – erst sperren, später löschen
Googles Leitfaden unterscheidet beides klar: Die Sperrung blockiert den Zugang sofort und umkehrbar; die Löschung ist für den Moment, in dem die Person tatsächlich weg ist und Sie ihre Daten geregelt haben. Sperren Sie am ersten Tag. Löschen Sie, wenn die folgende Checkliste abgearbeitet ist – nicht vorher.
Schritt 2 – Drive-Eigentum beim Löschen übertragen
Wenn Sie das Konto löschen, bietet der Löschvorgang der Admin-Konsole an, die Drive- und Docs-Dateien des Nutzers auf ein anderes Konto zu übertragen – typischerweise die Führungskraft oder ein Team-Archivkonto. Nehmen Sie das Angebot jedes Mal an.
Die Falle ist dokumentiert und unerbittlich: Drive-Dateien im Eigentum der ausscheidenden Person, die Sie nicht übertragen, werden 20 Tage aufbewahrt – und selbst dann nur zugänglich, wenn Sie den Nutzer wiederherstellen. Nach diesem Zeitfenster sind sie weg. Wenn eine ausscheidende Person etwas Wichtiges besaß – und Sie wissen selten, dass sie es nicht tat – ist der Übertragungsschritt nicht optional.
Schritt 3 – der Teil, den der Löschvorgang nie erwähnt: ihre Freigaben
Die Eigentumsübertragung verschiebt die Dateien. Sie beantwortet nicht die Freigabefrage: Was hat diese Person extern geteilt, welche Links hat sie geöffnet, und welche ihrer alten Freigaben hätten mit dem Arbeitsverhältnis enden müssen?
Das ist der Teil, der Monate später wieder hochkommt – eine Kontosperrung rührt ihn nicht an. Und es ist eine Zustandsfrage – was ist gerade jetzt freigegeben – für die weder der Löschvorgang noch das Aktivitätsprotokoll gebaut sind.
Machen Sie eine organisationsweite Freigabeprüfung zum festen Offboarding-Schritt: Durchsuchen Sie die übertragenen Dateien und die Ablagen des Teams nach externen Zugriffen, öffentlichen Links und Alt-Zugriffen und räumen Sie auf, was die ausscheidende Person hinterlässt, solange der Kontext frisch ist. Drive Guard for Admins erledigt das von einem Dashboard aus – eine Admin-Installation deckt jeden Nutzer ab, die Scans umfassen die „Meine Ablage" aller Nutzer und alle geteilten Ablagen, und die Ergebnisse lassen sich sauber für die Offboarding-Akte exportieren. US$ 4,80 pro Nutzer und Jahr Einführungspreis, 7 Tage testen, kostenlos für Bildungseinrichtungen.
Schritt 3b – aus geteilten Ablagen und Gruppen entfernen
Solange das Konto gesperrt ist, nehmen Sie die ausscheidende Person aus allen Stellen heraus, die Zugriff über Mitgliedschaft statt über die einzelne Datei gewähren. Prüfen Sie unter Menü → Apps → Google Workspace → Drive und Docs → Geteilte Ablagen verwalten jede Ablage, der sie angehörte – und nutzen Sie den Filter Keine Manager, denn war sie der einzige Manager einer Ablage, kann niemand mehr Mitglieder hinzufügen. Entfernen Sie sie auch aus Google Groups: Eine Gruppe, die sie noch führt, ist eine dauerhafte Berechtigung auf alles, was für diese Gruppe freigegeben ist.
Schritt 4 – prüfen und den Nachweis ablegen
Schließen Sie das Ticket mit Belegen, nicht aus dem Gedächtnis: die Bestätigung der Übertragung und ein Export, der zeigt, dass die extern freigegebenen Elemente der ausscheidenden Person geprüft und entschieden wurden – bewusst behalten oder eingeschränkt. Der Export macht aus „wir haben sie offgeboardet" etwas, das Sie einem Prüfer ein Jahr später zeigen können.
Die Checkliste, kompakt
- Tag eins: Konto sperren.
- Vor dem Löschen: Drive-/Docs-Eigentum im Löschvorgang übertragen – nicht übertragene eigene Dateien überleben nur 20 Tage und nur über die Wiederherstellung.
- In derselben Woche: aus geteilten Ablagen und Gruppen entfernen und den Filter Keine Manager laufen lassen; danach die Freigabeprüfung – externe Freigaben, öffentliche Links, Alt-Zugriffe aus der Arbeit der ausscheidenden Person.
- Abschluss: die Ergebnisse in die Offboarding-Akte exportieren.
Drucken Sie sie aus oder übernehmen Sie sie in Ihr Runbook. Die Reihenfolge ist der Punkt: sperren, bevor Sie prüfen; prüfen, bevor Sie löschen.
Quellen
- Nutzer aus Ihrer Organisation löschen oder entfernen – Hinweise zu Sperren gegenüber Löschen; die Eigentumsübertragung im Löschvorgang; „Drive files the user owns—These files are saved for 20 days but are only accessible if you restore the user". Erneut gelesen am 2026-09-09.
- Geteilte Ablagen als Administrator verwalten – Menüpfad; Filter „Keine Manager"; nur Manager fügen Mitglieder hinzu. Erneut gelesen am 2026-09-09.