Três pessoas, um arquivo
Um auditor pede "uma lista de arquivos do Drive compartilhados externamente, com os proprietários". O questionário de segurança de um cliente em potencial pede o mesmo com uma caixinha de marcar. Sua diretoria, depois que um documento se perdeu, pergunta "quantos desses existem?". Os três querem o mesmo arquivo, e no Business Starter, Standard e Plus o Google não o constrói – o relatório de exposição de arquivos está em Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard e Plus e Enterprise Essentials Plus.
Então você constrói. Este texto é o modelo: as colunas, por que cada uma existe e o que fazer quando estiver preenchido. O texto sobre o relatório de compartilhamento externo cobre os três caminhos para produzir as linhas; este é o arquivo em si. Ele anda ao lado do checklist trimestral e do registro de evidências descrito no texto sobre revisão de acesso.
As doze colunas e por que cada uma existe
Nome do arquivo. Para as pessoas que leem; nunca a chave, porque nomes se repetem.
ID / link do arquivo. A chave. Duas linhas com o mesmo ID são um arquivo com duas exposições, e você quer vê-las lado a lado.
Proprietário. Quem pode mudar o compartilhamento, e a primeira coisa a cruzar com a lista de quem saiu. Um proprietário suspenso significa que ninguém vai corrigir a linha, a menos que o administrador o faça.
Local – "Meu Drive" ou o nome do drive compartilhado. A responsabilidade e o caminho de correção mudam. Um arquivo em "Meu Drive" cabe ao proprietário restringir; um arquivo em drive compartilhado é regido pelos membros e pelas configurações do drive, em Menu → Apps → Google Workspace → Drive e Documentos → Gerenciar drives compartilhados.
Tipo de exposição. Quatro valores; o relatório inteiro se ordena por esta coluna:
public– qualquer pessoa com o link, ou publicado na web. Sem login.external– compartilhado com um endereço ou grupo específico fora do seu domínio.legacy– externo, para um domínio ou pessoa com quem você não trabalha mais: uma ex-agência, um cliente encerrado, o prestador do ano passado.internal-wide– compartilhado com todos na organização. Não é externo, mas é uma linha que um arquivo de RH ou financeiro nunca deveria ter.
Compartilhado com. O domínio ou endereço. Ordenar esta coluna faz aparecerem os endereços pessoais (gmail.com, outlook.com e afins); esses precisam de justificativa ou restrição toda vez.
Papel. Leitor, comentarista ou editor. Um editor externo em um contrato é uma conversa diferente de um leitor em um folheto.
Última modificação. Um arquivo público sem toque há dezoito meses é uma restrição fácil. Um arquivo editado ontem e compartilhado externamente é trabalho em andamento; restringir sem perguntar quebra alguma coisa.
Encontrado por – registro, busca ou varredura. Qual fonte produziu a linha. Isso diz a você, e depois a um auditor, quão completa é a população: se toda linha diz log, o relatório cobre apenas mudanças dentro da janela, porque o registro grava eventos, não estado atual.
Decisão – manter, restringir ou transferir. A coluna que transforma uma lista em revisão; vazia significa não decidida.
Decidido por. Um nome, muitas vezes não o do administrador – veja abaixo.
Feito em. Quando a mudança foi aplicada. Uma decisão sem data em Feito em é um achado em aberto, e a primeira parada do próximo trimestre.
Preenchendo a partir de três fontes
Cada fonte tem um valor de Encontrado por; o texto sobre os três caminhos tem os detalhes, então em resumo:
O registro do Drive – Menu → Relatórios → Auditoria e investigação → Eventos de registro do Drive, intervalo ampliado além dos 7 dias padrão, filtrado pelo atributo de mudança de visibilidade. Cada mudança para público ou externo na janela vira uma linha marcada como log. Completo para a janela, silencioso sobre tudo o que ficou exposto antes dela; os eventos de registro do Drive são retidos por 6 meses.
Busca por usuário. Um usuário pode buscar no próprio Drive com sharedwith:external owner:me e sharedwith:public owner:me, ou usar o filtro de pessoas → "Qualquer pessoa com o link". Os resultados dele viram linhas marcadas como search. Não existe versão para todo o domínio que um administrador possa rodar pela interface do Drive, então isso escala mal. Drives compartilhados são a exceção: Gerenciar drives compartilhados mostra ao administrador todos os drives e seus membros.
Uma exportação de varredura organizacional. O "Meu Drive" de todos os usuários e todos os drives compartilhados de uma vez, com as mesmas colunas do modelo; linhas marcadas como scan. É aqui que o Admin console para nas edições Business e uma ferramenta começa – o guia principal traça essa fronteira.
O que fazer com os dez maiores proprietários
Quando a planilha tiver linhas, ordene por proprietário e conte. Na maioria dos domínios, poucas pessoas respondem pela maior parte do compartilhamento externo: quem lidera vendas e compartilha propostas, quem cuida da relação com a agência, o fundador, e alguém que saiu em fevereiro. Essa concentração é útil: dez conversas de dez minutos costumam resolver a maioria das linhas, quase sempre terminando em "restringir tudo com mais de seis meses".
Pegue os proprietários na ordem da quantidade de linhas. Para cada um, filtre as linhas dele, public primeiro, depois pela Última modificação mais antiga. Acorde as decisões em uma sentada, ponha o nome do proprietário em Decidido por e siga. Linhas de usuários suspensos ou excluídos vão para quem herdou o trabalho – ou para o administrador, se ninguém herdou.
A coluna de decisão e quem assina
O administrador normalmente não deveria decidir se um cliente ainda precisa de uma proposta. Quem é dono da relação decide; o administrador registra e, quando necessário, executa. Por isso Decidido por costuma ser um gestor ou o proprietário do arquivo, e o administrador vai em Feito em.
Duas regras mantêm a coluna honesta. Um keep precisa de um motivo na linha, nem que seja uma frase – "projeto de cliente, termina em dezembro". E uma linha external para um endereço pessoal nunca recebe keep sem um motivo que sobreviva a ser lido em voz alta para o auditor.
O arquivo que pediram
A mesma planilha atende aos três pedidos. Para o auditor: exporte, datado, e copie os totais por tipo de exposição para o registro de evidências – o texto sobre revisão de acesso explica por que essa dupla é aceita. Para o questionário do cliente: totais e cadência, não o arquivo. Para a diretoria: os dez maiores proprietários e a contagem de public, em uma tela.
Fontes
- Relatório de exposição de arquivos – lista de edições (Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard e Plus; Enterprise Essentials Plus).
- Eventos de registro do Drive – caminho, visão padrão de 7 dias, atributo de mudança de visibilidade.
- Retenção de dados e tempos de latência – eventos de registro do Drive retidos por 6 meses.
- Gerenciar drives compartilhados como administrador – caminho; o administrador vê todos os drives compartilhados e seus membros.
- Encontrar arquivos compartilhados com "qualquer pessoa com o link" (Stanford University IT) – filtro de pessoas → Qualquer pessoa com o link.
- Operadores de busca do Google Drive –
sharedwith:external owner:me,sharedwith:public owner:me, só no próprio Drive. Relido em 2026-09-09.