"Me manda o relatório de compartilhamento externo"
Mais cedo ou mais tarde o pedido chega – de um auditor, do questionário de segurança de um cliente em potencial ou da sua própria diretoria depois de um quase incidente. Ninguém quer uma impressão. Querem um arquivo: todo documento compartilhado fora da organização, de quem é e como está exposto.
Há três caminhos para produzir esse arquivo. Quais estão disponíveis para você depende da sua edição do Google Workspace.
Caminho 1 – o relatório de exposição de arquivos do Google (se a sua edição tiver)
O Google constrói exatamente esse relatório, mas só nos planos mais altos: Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard e Plus e Enterprise Essentials Plus. Nessas edições, comece por ele – é a visão do próprio Google sobre a exposição.
No Business Starter, Standard ou Plus, esse relatório simplesmente não faz parte do plano, e nenhuma configuração o habilita – veja os relatórios que a sua edição do Workspace não inclui para a tabela completa de edições.
Caminho 2 – o registro do Drive, filtrado por compartilhamento
Todo administrador pode abrir Relatórios → Auditoria e investigação → Eventos de registro do Drive e filtrar por mudanças de compartilhamento e permissão. O Google documenta a receita exata: Adicionar filtro → Visibilidade → Compartilhado externamente → Pesquisar. Leia o resultado com a ressalva do próprio Google em mente – um compartilhamento com um grupo que permite usuários externos é marcado como compartilhado externamente "mesmo que o grupo não tenha nenhum usuário externo". Isso produz algo com cara de relatório, e vale a pena – mas entenda o que é: um histórico de mudanças de compartilhamento na janela filtrada, não uma declaração do que está compartilhado agora.
A lacuna pesa nos dois sentidos. Um arquivo compartilhado externamente há dois anos e nunca mais tocado não aparece em uma janela recente. E um arquivo compartilhado e descompartilhado na semana passada aparece duas vezes no registro, embora hoje esteja exposto zero vez. Entregar isso a um auditor como "o relatório de compartilhamento externo" promete mais do que ele é.
Caminho 3 – varrer o estado, em toda a organização
A resposta de estado – o que está compartilhado agora, em todos os usuários – é o que o Drive Guard for Admins produz. Uma instalação de administrador cobre todos os usuários da organização; a varredura percorre o "Meu Drive" de todos e todos os drives compartilhados; e o painel separa os resultados nas categorias de que o relatório precisa: acesso externo, links públicos e acesso legado que sobreviveu ao seu motivo. Depois você exporta.
O preço é US$ 4,80 por usuário por ano, preço de lançamento ante um preço de tabela de US$ 8,80, com teste de 7 dias – cartão de crédito exigido, e uma limitação honesta que vale saber: durante o teste tudo está liberado exceto baixar os dados brutos, então você vê os resultados completos no painel e exporta quando assinar. Instituições de ensino: gratuito. Mais de 100 usuários: escreva para support@8apps.co e peça desconto.
O que um bom relatório de compartilhamento externo contém
Qualquer que seja o caminho, o relatório que satisfaz quem pediu tem estas colunas – o modelo completo está aqui: nome do arquivo e proprietário; o que o torna externo (colaborador externo nomeado ou um link); alcance do link, se houver (público ou qualquer pessoa com o link dentro de um domínio); última modificação; e uma coluna de status que a sua equipe preenche – manter, restringir, investigar. É a coluna de status que transforma uma varredura em auditoria.
Mantenha o relatório honesto
Date-o. Declare o escopo ("todos os 'Meu Drive' e drives compartilhados, N usuários, varridos nesta data"). E declare o método. Um relatório de compartilhamento externo que não diz como foi produzido convida exatamente a pergunta de acompanhamento que você queria encerrar.
Fontes
- Relatório de exposição de arquivos – lista de edições (Frontline Plus; Enterprise Plus; Education Standard e Plus; Enterprise Essentials Plus). Relido em 2026-09-09.
- Eventos de registro do Drive – caminho do menu; a receita documentada "ver arquivos compartilhados fora de um domínio" (Adicionar filtro → Visibilidade → Compartilhado externamente) e a ressalva sobre falsos positivos em grupos. Relido em 2026-09-09.