管理コンソールでは答えられない質問
「うちのもので公開になっているものはある？」。CEOから一行のメールで届きます。たいていは、顧客が偶然その文書を見つけたと口にした後です。多くのGoogle Workspace管理者にとって正直な答えはこうです。自分のドライブなら10秒で確認できます、そして残り140人分には押すボタンがありません。
ここに、すべての標準的な方法と、それぞれがどこで止まるのか、そしてドメイン全体で1つの一覧を得る唯一の道を示します。
「リンクを知っている全員」が実際に意味すること
すべてのドライブ ファイルには一般的なアクセスの設定があります。3つの選択肢はリスクが同じではないので、Google自身の言い回しが重要です。
– 制限付き：「Only people with access can open the file.」（アクセス権のある人だけがファイルを開けます。） – リンクを知っている全員：「Anyone who has the link can use your file, without signing in to their Google Account.」（リンクを持つ人は誰でも、Google アカウントにログインせずにファイルを利用できます。） – 公開：「Anyone can search on Google and get access to your file, without signing in to their Google Account.」（誰でもGoogleで検索してファイルにアクセスできます。ログインは不要です。）
「リンクを知っている全員」は検索エンジンにインデックスされませんが、守っているのはリンクだけです。一度転送され、チャットに貼られ、去った業務委託先の受信箱に残る – それでも機能し続けます。「公開」は発見可能です。ウェブへの公開はさらに別の操作で、組織の設定に依存します。
いずれも人に紐づいていません。検索できる社外メールアドレスが存在せず、それが公開リンクを通常の外部共有より見つけにくくしています。後者は外部共有レポートのガイドで扱っています。
方法1 – 各ユーザーが自分のドライブを検索する
ドライブ検索は sharedwith:public owner:me を解釈します。ログイン中のユーザーが所有し、リンクを知っている全員または公開に共有されているファイルを一覧します。ドライブのフィルタでも構文なしで同じことができます。ユーザー フィルタを開いて「リンクを知っている全員」を選ぶだけです（Stanford大学のITがこの手順を学内向けに文書化しています）。
機能しますが、打った本人の分だけです。管理者が他ユーザーのドライブに対して実行できるドメイン全体版はありません。手順を全員にメールして返信を求めることはできます。何人かはやってくれるでしょう。他の人が何を見落としたかは分からず、記録も残りません。
方法2 – ドライブのログの可視性変更フィルタ
メニュー → レポート → 監査と調査 → ドライブのログイベント。可視性変更の属性に検索条件を追加します。Googleはこれを「アクティビティ前のドライブ アイテムの公開設定」と定義しています。これは属性であってイベント名ではありません。Googleのイベント名の一覧は 表示、名前を変更、作成、編集、印刷、削除、アップロード、ダウンロード で、共有専用のイベントは存在しないため、可視性変更は属性の一覧から探してください。行には以前の公開設定、所有者、対象（「アクセスが変更されたユーザー」）も付くので、「リンクを知っている全員」への変更が見えます。
問いの外部側については、Googleがより直接的な2つめの手順を文書化しています。フィルタを追加 → 公開設定 → 外部と共有済み を選択 → 検索。ただし但し書きが付きます。Google自身の言葉で、外部共有をオフにしていても、外部ユーザーを許可するグループにユーザーが共有した場合、そのデータはログ上で外部共有として記録されます – 「you'll see this even if the group doesn't have any external users」。このフィルタでは誤検知をある程度見込んでください。
制限が3つ、いずれもGoogleが文書化しています。既定の表示は直近7日間なので、期間は意識して広げてください。ドライブのログイベントは6か月保持されるため、それ以前に公開になったものは残っていません。そしてログは期間内の変更を記録するのであって、今何が公開かではありません。2024年にリンク共有され以後触られていないファイルは決して現れず、先週公開になり昨日制限されたファイルは2回現れます。証拠としてスプレッドシートやCSVへエクスポートできますが（上限10万行）、それでもイベントの一覧です。公開リンクを開いた人は、明示的に共有されていない限り「匿名」と表示されるため、ログは社外の誰かが閲覧したことは教えても、それが誰かは教えません。
方法3 – 共有設定は管理であって、一覧ではない
メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有設定 → 共有オプション。外部共有はオフ、許可リストのドメインのみ、またはオンで、組織部門ごとに異なる場合があります。共有をオンにしている場合、Googleによれば「options to limit sharing, such as warning users before they share or blocking link sharing」があります。
このページがしないことが2つ。今どのファイルが公開かは教えません – ポリシーであって、インベントリではありません。そして既存のリンクへの効果は一様ではありません。Googleは外部共有をオフにしたとき「external users also lose access to any items previously shared with them」と述べていますが、他の選択肢について、すでに出回っているリンクがどうなるかはヘルプページに書かれていません。頼りにする前に確認してください。変更の反映には最大24時間かかります。そもそも多くの組織は外部共有をオフにできません。顧客にはアクセスが必要です。
方法4 – ファイル公開レポート（エディションにあれば）
ファイル公開レポートは、時系列の共有方法、よく閲覧されている共有ファイル、最も多く共有されている社外ドメインを、最大80分の遅延付きで示します。対象はFrontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plusです。ドライブ インベントリのエクスポートはさらに踏み込み、各ファイルが誰に共有されているかを含むメタデータをBigQueryへ書き出します。対象はFrontline Plus、Enterprise StandardとPlus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plus、Cloud Identity Premiumで、課金付きのBigQueryプロジェクトが前提です。
Business Starter、Standard、Plusでは、どちらも存在しません。Business StandardとPlusで実際に手に入るのは、四半期ごとのデータ保護インサイト レポート（メニュー → セキュリティ → アクセスとデータ管理 → データ保護）です。外部共有されている機密コンテンツを含むドライブ ファイルを数え、公開リンクを含む共有方法ごとに内訳を示します。ファイルの一覧ではなく傾向線であり、対象はGoogleの既定の検出項目に合致するコンテンツのみです。Googleが止まるのはそこで、隙間の全体像はお使いのWorkspaceエディションに含まれないレポートにあります。
方法5 – ドメイン全体を一度スキャンする
Drive Guard for AdminsはWorkspace管理者がGoogle Workspace Marketplaceから一度インストールし、全ユーザーに配布されます。誰も自分でインストールしません。組織内の全ユーザーのマイドライブと全共有ドライブをスキャンし、公開リンク・外部共有・放置されたアクセスを1つのダッシュボードにエクスポート付きでまとめます。公開リンクのビューが、CEOのメールへの答えです。組織全体の公開リンクが、そのまま渡せる1つの一覧になります。
今日できることは明確にしておきます。報告はしますが、ツール内からリンクを取り消すのはロードマップ上で、利用できません。各ファイルの修正はドライブで、自分で行うか、エクスポートの該当行を所有者に送って行います。頻度はあなた次第です – 実行したときに動きます。
一覧をどう扱うか
所有者順、次に最終更新順で並べ替えます。1年誰も触っていないのに公開リンクが生きているファイルは、簡単な制限対象です。共有ドライブにあるものは別枠で扱います。ファイルは個人ではなくドライブに属し、決めるのはその管理者だからです。何を制限し、何を理由付きで維持したかを記録し、次の監査日をカレンダーに入れてください。共有ドライブと退職者の確認を含む全手順は組織全体のGoogle ドライブ アクセスを監査するにあります。
出典
- Google ドライブでファイルを共有する – 一般的なアクセスの選択肢と、制限付き・リンクを知っている全員・公開の逐語的な定義。ウェブへの公開はアカウント設定に依存。
- ドライブのログイベント – 管理コンソールの階層、既定の直近7日間表示、可視性変更・以前の公開設定・所有者・対象の各属性（可視性変更はイベント名ではなく属性）、外部ユーザーは匿名表示、スプレッドシート／CSVへのエクスポートは10万行上限、文書化された「ドメイン外に共有されたファイルを表示する」手順（フィルタを追加 → 公開設定 → 外部と共有済み）とグループに関する但し書き、セキュリティ調査ツールのエディション一覧。
- データの保持期間と遅延 – ドライブのログイベントは6か月保持。
- 組織の外部共有を管理する – 共有オプションの階層、オフ／許可リストのドメイン／オン、組織部門ごと、「options to limit sharing, such as warning users before they share or blocking link sharing」、「External users also lose access to any items previously shared with them」（オフの場合）、反映まで最大24時間。
- ファイル公開レポート – エディション一覧、内容、最大80分の遅延。
- 組織のドライブ インベントリをエクスポートする – エディション一覧、BigQuery、各ファイルの共有先を含むメタデータ。
- DLPデータ保護インサイト レポート – Business StandardとPlusでの提供、四半期ごと、共有方法別の外部共有件数。2026-09-09に確認。
- 「リンクを知っている全員」に共有されたファイルを見つける（Stanford University IT） – ユーザー フィルタ → リンクを知っている全員 の手順。
- Google ドライブの検索演算子 –
sharedwith:publicとsharedwith:externalは文書化された値、owner:は文書化された演算子。2026-09-09に再確認。