中学3年の担任からのメール
新学期の最初の週。担任が保護者からのメッセージを転送してきます。生徒全員の名前と成績が載ったクラスのドキュメントへのリンクが、保護者のグループチャットで回っている、と。リンクを知っている全員が開ける設定です。そう設定した生徒は6月に、スマホから提出するためにそうしただけで、以来誰も気に留めていませんでした。
あなたはIT担当です。そして多くの学校では、ネットワーク担当でもあり、プリンター担当でもあり、校務システム担当でもあり、プロジェクターのリモコンの管理人でもあります。これは、その仕事のためのドライブ共有監査です。Google Workspace for Educationが標準で何をくれるのか、Fundamentalsエディションでどこまでで止まるのか、そして隙間を埋める組織全体のスキャン – 学校にとっては無料のもの – について。
お使いのエディションに実際に含まれるもの
Google Workspace for Education Fundamentalsは、要件を満たす教育機関に無償で提供されており、何が見えるかはエディションで決まります。
Education StandardとEducation Plusでは、セキュリティ調査ツール、ファイル公開レポート、ドライブ インベントリのエクスポートが使えます。
Fundamentalsでは、この3つのどれも使えません。Businessエディションの企業とまったく同じ位置にいます。ドライブのログ、共有ドライブの管理画面、共有設定、そして何が公開されているかについてのドメイン全体のビューはなし。
まず組織部門ごとに共有ルールを定める
先にルールを整えてください。学校では、1つのルールが全員に合うということがないからです。
メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有設定 → 共有オプション へ進みます。外部共有はオフ、許可リストのドメインに限定、または任意の警告付きでオンにでき、組織部門ごとに変えられます。生徒を独自の組織部門に、教職員を別の組織部門に置けば、生徒の外部共有をオフにしつつ、教職員には許可した提携ドメインへの共有や、警告付きの共有を認められます。
正直な但し書きが2つ。この設定は管理であってレポートではありません – すでに何が共有されているかは教えてくれません。そして、組織部門の構成が実態を伴っている場合にのみ機能します。すべてのアカウントがルート組織部門にある学校では、中学1年の生徒と経理責任者に同じ1つのルールが適用されます。
学校ドメインでうまくいかない4つのこと
卒業していく生徒のアカウント。アカウントをどう扱おうと – 1年停止する、成績確定後に削除する – その生徒が設定した共有は、ログインが止まっても変わりません。停止はログインを遮断し、元に戻せます。削除はファイルの所有権移管を提示し、移管されなかったものは20日保存され、ユーザーを復元した場合にのみ回収できます。そのどの手順も、去る人が何を、誰に共有したかは見ていません。全体像は停止は削除ではないで論じています。学校版はこうです。生徒が6月に、手元に残すために自分のポートフォリオ全体を個人のGmailへ共有する。アカウントは消え、共有は残ります。
去った教員が唯一の管理者になっているクラスの共有ドライブ。メンバーを追加できるのは管理者だけで、2022年にドライブを作り2024年に去った教員が唯一の管理者だったかもしれません。メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有ドライブを管理 へ進み、管理者不在のドライブを絞り込みます。管理者であれば、その画面から管理者を追加できます。詳しい扱いは組織全体で共有ドライブの権限を監査するにあります。
生徒作品に付いた公開リンク。生徒が「リンクを知っている全員」にする理由は大人と同じです。いつでも確実に動くからです。生徒は自分の分を sharedwith:public owner:me で検索して見つけられます。できないのは、その検索を管理者側から他人のドライブに対して実行することです。ドライブのUIにドメイン全体の検索はありません。
教職員による個人Gmailへの共有。教員は自宅で採点し、最短経路は自分のGmailへの共有です。これは雇用関係より長く生き延びる外部共有であり、教職員の組織部門の共有設定が唯一の標準的な制御手段です。
ドライブのログが示すもの、そしてその期間
ドライブのログが4つすべてに対する標準的な証跡です。メニュー → レポート → 監査と調査 → ドライブのログイベント。既定の表示は直近7日間なので広げてください。可視性変更の属性で絞り込めば、ファイルを見られる相手が変わったすべての瞬間が見えます。外部ユーザーは、個別または特定のグループ経由で共有されていない限り匿名として表示されるため、公開リンクの閲覧者は「匿名」に、一方で教員の個人Gmailは直接共有されていればアドレスとして表示されます。
ドライブのログイベントは6か月保持されます。2年前に中学2年のプロジェクトに付けられた公開リンクは、ログにありません。ログはアクティビティ履歴であって、現在の権限マップではありません。
Education Fundamentalsでは、ここでGoogleは止まります。
組織全体のスキャンと、学校で無料である理由
4つの問題の背後には1つの問いがあります。すべての生徒のドライブ、すべての教員のドライブ、すべてのクラスの共有ドライブを通じて、何が公開で、何が外部で、もう関係のない人に共有されたままのものは何か。
Drive Guard for Adminsは、管理者が一度インストールするGoogle Workspace Marketplaceのアドオンです。全ユーザーに配布されるので、教室で誰かが何かをインストールすることはありません。ドメイン内の全ユーザーのマイドライブと全共有ドライブをスキャンし、公開リンク・外部共有・放置されたアクセスを1つのダッシュボードにエクスポート付きで表示します。報告はしますが、修正はドライブであなたが行います。ダッシュボードからの取り消しはロードマップ上で、今日は利用できません。
Drive Guard for Adminsは教育機関には無料です。学校のアドレスから support@8apps.co へご連絡いただければ、こちらで設定します。各学期の終わりと、卒業する学年のアカウントを処理する成績確定後に、もう一度スキャンしてください – 頻度はあなたが決めるものです。
スキャンが収まる一般的な手順は組織全体のGoogle ドライブ アクセスを監査するから始めてください。
出典
- Google Workspace for Education のエディション比較 – 「Google Workspace for Education Fundamentals is available for no charge for all qualifying institutions.」
- ドライブのログイベント – 管理コンソールの階層、既定の7日間表示、可視性変更の属性、外部ユーザーは個別または特定グループ経由での共有がない限り匿名表示、セキュリティ調査ツールのエディション一覧（Education StandardとPlus、Fundamentalsは対象外）。
- データの保持期間と遅延 – ドライブのログイベントは6か月保持。
- ファイル公開レポート – エディション一覧（Education StandardとPlus。Fundamentalsは対象外）。
- 組織のドライブ インベントリをエクスポートする – エディション一覧（Education StandardとPlus。Fundamentalsは対象外）。
- 組織の外部共有を管理する – 管理コンソールの階層、オフ／許可リストのドメイン／警告付きでオン、組織部門ごとに変更可、全エディション対応。
- 管理者として共有ドライブを管理する – 管理コンソールの階層、管理者不在ドライブのフィルタ、管理者はメンバー追加とアクセス権限の変更が可能、Education対応。
- 共有ドライブのアクセス権限 – メンバー追加は管理者のみ。
- 組織からユーザーを削除する – 停止はログインを遮断し元に戻せる。削除は所有権移管を提示。移管されなかったファイルは20日保存、ユーザー復元でのみ回収可。2026-09-09に再確認。
- Google ドライブの検索演算子 –
sharedwith:public owner:meは本人のドライブでのみ機能。2026-09-09に再確認。