2024年に支払いを止めたあの代理店
デザイン代理店との契約は2年前に終わりました。担当だったアカウントマネージャーは、その後競合他社へ移りました。彼女は今もブランド用フォルダの編集権限を持ち、「資料用にだけ」共有した価格表も、ほかに40ほどのファイルも持っています。あのプロジェクトで最後のタスクが「彼女を外す」だった人が、誰もいなかったからです。
これが放置アクセスです。かつては正しく、そして誰も取り消さなかったドライブの権限。侵害ではありませんし、ログに現れることも滅多にありません。組織がこれまでに行ったあらゆる共同作業の総和が、今も生きている状態です。
放置アクセスの姿
ほぼすべての監査で、4種類が見つかります。
– 元代理店・元コンサルタント – かつてあなたのドライブにいる理由があり、今はない、ドメインまるごと。 – 元顧客 – 案件終了時に閉じられなかった成果物、提案書、作業フォルダ。 – 以前のベンダーや業務委託先 – 企業ドメインではなく個人のGmailアドレスであることが多く、それだけ気づきにくい。 – 元従業員の個人アドレス – 「週末に触るため」に自分のGmailへ共有したファイル。停止を生き延び、移管されない限り削除も生き延びます。この事例は停止は削除ではないと、より広い退職処理チェックリストにあります。
なぜ積み上がるのか
共有がプロジェクトより長生きするのは、それを終わらせるものが何もないからです。プロジェクトにはキックオフがあり、クロージングは滅多にありません。そしてファイルの共有はファイル単位の判断で、誰も見直しません。設定した人は去り、ドライブは再編され、相手側のドメインは持ち主が変わります。
Googleのツールもこれを表に出しません。理由は文書化されています。
ドライブのログ（メニュー → レポート → 監査と調査 → ドライブのログイベント）は変更を記録します。2023年に作られ以後触られていない共有は、今年イベントを生みません。そもそもドライブのログイベントは6か月保持です。ログはアクティビティ履歴であって、現在の権限マップではありません。
共有設定（メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有設定 → 共有オプション）は、これから先ユーザーが何をしてよいかを規定します。Googleが文書化している遡及的な効果は1つ。外部共有をオフにすると「external users also lose access to any items previously shared with them」。ただし許可リストのドメインという選択肢 – 実際に多くの組織が使い、仕事の開始時に顧客ドメインを追加していくもの – については、後でリストから外したドメインへの既存の共有がどうなるかをヘルプページは書いていません。決めつけないでください。許可リストを片付けの道具として扱う前に、テスト用のファイルで既存の共有が影響を受けるか確認してください。変更の反映には最大24時間かかります。
そして最も多く共有している社外ドメインを示すファイル公開レポートは、Frontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plusにしかありません。Businessエディションにはありません。
手作業で追う
標準的な経路が3つ。どれも全体像は与えませんが、合わせればほとんどが見つかります。
絞り込んだドライブのログ。可視性変更の属性に条件を追加し – これはGoogleの検索属性の1つであって、イベント名ではありません – 6か月の保持が許す限り期間を広げ、対象の属性（Googleの定義では「アクセスが変更されたユーザー」）で追っているアドレスやドメインに絞ります。スプレッドシートやCSVへエクスポート – 上限10万行。これで直近6か月に作られた、あるいは変更された共有が見つかります。それより古いものは見つかりません。放置アクセスの場合、大半がそちらなのですが。
ユーザー単位の検索。各ユーザーが自分のドライブ検索に sharedwith:external owner:me と入力すれば、自分が所有し組織外に共有されているファイルが見え、そこにいるべきでないドメインを探せます。自分のドライブでしか機能せず、他人のドライブを横断する管理者版はありません。旧代理店と仕事をしていた人たちに手順を送り、一覧をもらってください。
共有ドライブを管理。メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有ドライブを管理 は、各ドライブとそのメンバーを一覧します。そのプロジェクトが触れた各ドライブのメンバー一覧を開き、自ドメイン以外のアドレスを探してください。これは外部メンバーを捕まえますが、ドライブ内の個々のファイルが社外に共有されている分は捕まえません。それはファイルの権限であり、メンバー一覧にその列はありません。共有ドライブの監査がこの区別を掘り下げています。
規模に耐えるトリアージのルール
何が見つかっても、1つのシートに入れ、まずドメインで、次に所有者で並べ替えてください。
ドメインが先。放置アクセスはドメイン単位で決まるからです。40件のファイルを個別に判断する必要はありません。必要なのは相手ごとに1つの判断です。まだ生きているか、終わっているか。終わったドメインは、すべての共有を一度に外します。
所有者が次。外すのは所有者だからです。行をまとめ、各人に自分の一覧を日付付きで送ります。個人のGmailアドレスは別の問い – これは誰のものか – が必要で、ファイルの所有者ではなくラインマネージャーへ回します。
終わったら3つの数字を記録してください。見つかった行数、外した行数、理由を書いて維持した行数。監査人が求めるのは、その一行です。
標準機能が止まるところ
Business Starter、Standard、Plusには、組織全体の外部共有のレポートも、他人のドライブを検索する手段もありません。ログは6か月分の変更を示し、ユーザー単位の検索は1人分を示し、共有ドライブのページはメンバーを示してファイルは示しません。放置アクセスは定義上6か月より古く、多くの所有者に散らばっています – まさに、3つのどれもが見られない形をしています。
組織全体のスキャン
Drive Guard for AdminsはWorkspace管理者がGoogle Workspace Marketplaceから一度インストールし、全ユーザーに配布されます。他の誰にも、インストールする作業はありません。組織内の全ユーザーのマイドライブと全共有ドライブをスキャンし、ダッシュボードに公開リンク・外部共有・放置されたアクセスをエクスポート付きで表示します。エクスポートが1つのシートですべての所有者とすべてのドライブを覆うので、上で述べたドメイン優先の並べ替えはメールのやり取り1往復ではなく1分で済み、誰が返信を忘れたかに何も左右されません。
報告はします。判断して外すのはあなたです。ツール内からアクセスを取り消すのはロードマップ上で、今日は利用できません。片付けの前に実行し、各所有者に自分の行を渡し、あとでもう一度実行して、2つのエクスポートを前後の記録として保管してください。
出典
- ドライブのログイベント – 階層、既定7日間、可視性変更の属性（イベント名ではなく属性）、対象の属性の定義「アクセスが変更されたユーザー」、スプレッドシート／CSVへのエクスポートは10万行上限。
- データの保持期間と遅延 – ドライブのログイベントは6か月保持。
- 組織の外部共有を管理する – 共有オプションの階層、オフ／許可リストのドメイン／オン、「External users also lose access to any items previously shared with them」（オフの場合のみ）、反映まで最大24時間。
- 管理者として共有ドライブを管理する – 階層。管理者はすべてのドライブとメンバーを閲覧可能。
- ファイル公開レポート – エディション一覧、最も多く共有されている社外ドメイン。
- 組織からユーザーを削除する – 停止は元に戻せる。削除ユーザーの移管されなかったファイルは20日保存。2026-09-09に再確認。
- Google ドライブの検索演算子 –
sharedwith:externalは「Find items explicitly shared with users or groups outside your Google Workspace organization」として文書化。2026-09-09に再確認。