退職処理は、人事の顔をしたドライブの問題
アカウントは期日どおり停止されます。ノートPCも返ってきます。そして半年後、元従業員のスプレッドシートが個人のGmailアドレスに共有されたままだと誰かが気づく。あるいは、その人が作った顧客フォルダに社外の代理店がまだ入っている。
Google自身の退職処理フローは、所有権の問題をきちんと片付けます。やってくれないのは、その人が去る前に何を、誰に共有していたかを教えることです。両方を押さえるチェックリストがこれです。
ステップ1 – まず停止、削除は後
Googleのガイダンスは両者を区別しています。停止はアクセスを即座に、かつ元に戻せる形で遮断します。削除は、本当に去り、データの処理も済んだときのためのものです。初日に停止してください。削除は下記のチェックリストが終わってから – その前ではありません。
ステップ2 – 削除時にドライブの所有権を移管する
実際にアカウントを削除するとき、管理コンソールの削除フローはそのユーザーのドライブとドキュメントのファイルを別アカウント（通常は上長かチームのアーカイブ用アカウント）へ移管するか尋ねてきます。毎回この提案を受け入れてください。
落とし穴は文書化されていて、容赦がありません。退職者が所有していたドライブのファイルのうち移管しなかったものは20日間保存されますが、それもユーザーを復元した場合に限りアクセスできます。その期間を過ぎれば失われます。退職者が重要なものを所有していたなら – そして所有していなかったと確信できることは滅多にありません – 移管の手順は任意ではありません。
ステップ3 – 削除フローが決して触れない部分：その人の共有
所有権の移管はファイルを動かします。共有に関する問いには答えません。この人は何を外部に共有し、どのリンクを開き、そのうちどれが雇用関係とともに終わっているべきだったのか。
これが数か月後に再浮上する部分です – アカウントの停止はここに触れません。そしてこれは状態の問い – 今何が共有されているか – であり、削除フローもアクティビティ ログも、それに答えるようには作られていません。
組織全体の共有監査を退職処理の標準手順にしてください。移管したファイルとチームのドライブを外部アクセス・公開リンク・放置されたアクセスについてスキャンし、文脈が新しいうちに退職者が残したものを片付ける。Drive Guard for Adminsはこれを1つのダッシュボードから行います。管理者インストール1回で全ユーザーをカバーし、スキャンは全ユーザーのマイドライブと全共有ドライブに及び、結果は退職記録用にきれいにエクスポートできます。1ユーザーあたり年間US$4.80のローンチ価格、7日間の試用、教育機関は無料。
ステップ3b – 共有ドライブとグループから外す
アカウントを停止している間に、ファイル単位ではなくメンバーシップによってアクセスを与えている場所から退職者を外してください。メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有ドライブを管理 で、その人が所属していた全ドライブを確認し、管理者不在のフィルタを実行します。そのドライブで唯一の管理者だった場合、残った誰もメンバーを追加できなくなるからです。Google グループからも外してください。まだその人を含むグループは、そのグループに共有されたすべてに対する恒久的な許可です。
ステップ4 – 確認し、証跡を残す
記憶ではなく証拠でチケットを閉じます。移管の完了記録と、退職者の外部共有アイテムがレビューされ処理されたことを示すエクスポート – 意図して維持したのか、制限したのか。このエクスポートが、「退職処理をしました」を1年後に監査人へ見せられるものに変えます。
チェックリスト（圧縮版）
- 初日： アカウントを停止する。
- 削除の前に： 削除フローでドライブ／ドキュメントの所有権を移管する。移管しなかった所有ファイルは20日しか残らず、復元経由でしかアクセスできない。
- 同じ週に： 共有ドライブとグループから外し、管理者不在のフィルタを実行する。そのうえで共有監査を実行 – 外部共有、公開リンク、退職者の業務に紐づく放置アクセス。
- 締め： 結果を退職記録にエクスポートする。
印刷するなり、自分のランブックに取り込むなりしてください。順番こそが要点です。監査の前に停止し、削除の前に監査する。
出典
- 組織からユーザーを削除する – 停止と削除の使い分け、「During the deletion process, super admins can transfer the user's Drive and Docs files」、「Drive files the user owns—These files are saved for 20 days but are only accessible if you restore the user」。2026-09-09に再確認。
- 管理者として共有ドライブを管理する – 管理コンソールの階層、管理者不在フィルタ、メンバー追加は管理者のみ。2026-09-09に再確認。