Alt-Zugriffe: Drive-Dateien, die für alte Domains freigegeben sind

Die Agentur, die Sie 2024 zuletzt bezahlt haben

Der Vertrag mit der Designagentur endete vor zwei Jahren. Ihre Kundenbetreuerin ist inzwischen zu einem Wettbewerber gewechselt. Sie hat weiterhin Bearbeitungsrechte am Markenordner, an der Preisliste, die „nur für die Präsentation" freigegeben wurde, und an etwa vierzig weiteren Dateien – weil die letzte Aufgabe in diesem Projekt für niemanden lautete, sie zu entfernen.

Das sind Alt-Zugriffe: Drive-Berechtigungen, die einmal richtig waren und die niemand zurückgenommen hat. Es ist kein Sicherheitsvorfall und taucht selten in einem Protokoll auf. Es ist die Summe jeder Zusammenarbeit, die Ihre Organisation je hatte – weiterhin aktiv.

Wie Alt-Zugriffe aussehen

Vier Ausprägungen finden sich in fast jeder Prüfung:

– Ehemalige Agenturen und Beratungen – ganze Domains, die einmal einen Grund hatten, in Ihrem Drive zu sein, und ihn nicht mehr haben. – Frühere Kunden – Ergebnisse, Angebote und Arbeitsordner, die beim Projektende nie geschlossen wurden. – Alte Lieferanten und Dienstleister – oft mit privaten Gmail-Adressen statt einer Firmendomain, was sie schwerer auffindbar macht. – Private Adressen ehemaliger Mitarbeitender – die Datei, die jemand für die eigene Gmail-Adresse freigegeben hat, um „am Wochenende daran zu arbeiten", und die die Sperrung und, falls sie nicht übertragen wird, auch die Löschung überlebt. Dieser Fall steht in Gesperrt ist nicht gelöscht und in der umfassenderen Offboarding-Checkliste.

Warum sich das ansammelt

Freigaben überdauern Projekte, weil nichts sie beendet. Ein Projekt hat einen Auftakt und selten einen Abschluss, und eine Freigabe an einer Datei ist eine Einzelentscheidung, die niemand noch einmal anfasst. Die Person, die sie gesetzt hat, geht; die Ablage wird umgebaut; die Domain am anderen Ende wechselt den Besitzer.

Auch Googles Werkzeuge machen das nicht sichtbar, aus dokumentierten Gründen.

Das Drive-Protokoll (Menü → Berichte → Audit und Untersuchung → Drive-Protokollereignisse) erfasst Änderungen. Eine 2023 erzeugte und seither unangetastete Freigabe erzeugt dieses Jahr kein Ereignis, und Drive-Protokollereignisse werden ohnehin nur sechs Monate aufbewahrt. Das Protokoll ist Aktivitätshistorie, keine aktuelle Berechtigungskarte.

Die Freigabeeinstellungen (Menü → Apps → Google Workspace → Drive und Docs → Freigabeeinstellungen → Freigabeoptionen) regeln, was Nutzer ab jetzt dürfen. Google dokumentiert eine rückwirkende Wirkung: Wird die externe Freigabe abgeschaltet, „external users also lose access to any items previously shared with them". Für die Option „Zugelassene Domains" – die, die die meisten Organisationen tatsächlich nutzen und um eine Kundendomain ergänzen, wenn die Arbeit beginnt – sagt die Hilfeseite nicht, was mit bestehenden Freigaben an eine später entfernte Domain geschieht. Nehmen Sie es nicht an; prüfen Sie an einer Testdatei, ob bestehende Freigaben betroffen sind, bevor Sie die Positivliste als Aufräumwerkzeug behandeln. Änderungen können bis zu 24 Stunden brauchen.

Und den Bericht zur Dateifreigabe, der die externen Domains zeigt, an die am häufigsten freigegeben wird, gibt es nur in Frontline Plus, Enterprise Plus, Education Standard und Plus sowie Enterprise Essentials Plus. In einer Business Edition haben Sie ihn nicht.

Die Jagd von Hand

Drei native Wege. Keiner liefert das ganze Bild; zusammen finden sie das meiste.

Das Drive-Protokoll, gefiltert. Fügen Sie eine Suchbedingung auf das Attribut Sichtbarkeitsänderung hinzu – es ist eines von Googles Suchattributen, kein Ereignisname – stellen Sie den Zeitraum so weit ein, wie die Aufbewahrung von sechs Monaten es zulässt, und nutzen Sie das Attribut „Ziel" (Googles Definition: „Nutzer, dessen Zugriff geändert wird"), um auf die gesuchte Adresse oder Domain einzugrenzen. Exportieren Sie nach Tabellen oder CSV – begrenzt auf 100.000 Zeilen. Das findet Freigaben, die in den letzten sechs Monaten erzeugt oder geändert wurden, und nichts Älteres – was bei Alt-Zugriffen leider das meiste ist.

Suche pro Nutzer. Jeder Nutzer kann sharedwith:external owner:me in die Suche seines eigenen Drive eingeben und die Dateien in seinem Eigentum sehen, die außerhalb der Organisation freigegeben sind, und dann nach Domains schauen, die dort nicht hingehören. Das funktioniert nur im eigenen Drive; eine Administratorvariante über die Ablagen anderer gibt es nicht. Schicken Sie die Anleitung an die Personen, die mit der alten Agentur gearbeitet haben, und bitten Sie um deren Listen.

Geteilte Ablagen verwalten. Menü → Apps → Google Workspace → Drive und Docs → Geteilte Ablagen verwalten listet jede Ablage mit ihren Mitgliedern. Öffnen Sie die Mitgliederliste jeder vom Projekt berührten Ablage und suchen Sie nach jeder Adresse außerhalb Ihrer Domain. Das fängt externe Mitglieder ein, nicht die einzelnen Dateien in einer Ablage, die an Externe freigegeben sind – das sind Dateiberechtigungen, und die Mitgliederliste hat dafür keine Spalte. Die Prüfung geteilter Ablagen geht auf diese Unterscheidung genauer ein.

Eine Triage-Regel, die skaliert

Was Sie auch finden: Legen Sie es in eine Tabelle und sortieren Sie zuerst nach Domain, dann nach Eigentümer.

Zuerst nach Domain, denn Alt-Zugriffe werden auf Domain-Ebene entschieden. Sie müssen nicht vierzig Dateien einzeln beurteilen; Sie brauchen eine Entscheidung je Gegenpartei: noch aktiv oder beendet. Bei einer beendeten Domain werden alle Freigaben in einem Durchgang entfernt.

Danach nach Eigentümer, denn der Eigentümer entfernt sie. Gruppieren Sie die Zeilen und schicken Sie jeder Person ihre Liste mit einem Datum. Private Gmail-Adressen brauchen eine andere Frage – wem gehört sie? – und gehen an die Führungskraft statt an den Dateieigentümer.

Halten Sie am Ende drei Zahlen fest: gefundene Zeilen, entfernte Zeilen, mit schriftlicher Begründung behaltene Zeilen. Genau diese Zeile verlangt ein Prüfer.

Wo die Bordmittel aufhören

In Business Starter, Standard und Plus gibt es keinen Bericht über alle externen Freigaben der Organisation und keine Möglichkeit, das Drive einer anderen Person zu durchsuchen. Das Protokoll zeigt sechs Monate Änderungen, die Suche pro Nutzer zeigt eine Person, und die Seite für geteilte Ablagen zeigt Mitglieder, aber keine Dateien. Alt-Zugriffe sind per Definition älter als sechs Monate und über viele Eigentümer verstreut – genau die Form, die keiner der drei Wege sehen kann.

Der organisationsweite Scan

Drive Guard for Admins wird einmal von einem Workspace-Administrator aus dem Google Workspace Marketplace installiert und an jeden Nutzer verteilt, ohne dass sonst jemand etwas installiert. Es durchsucht die „Meine Ablage" jedes Nutzers und jede geteilte Ablage der Organisation, und sein Dashboard zeigt öffentliche Links, externe Freigaben und Alt-Zugriffe, mit Export. Weil der Export jeden Eigentümer und jede Ablage in einer Tabelle abdeckt, dauert die Sortierung nach Domain von oben eine Minute statt einer Runde E-Mails – und nichts hängt daran, wer geantwortet hat.

Es meldet; Sie entscheiden und entfernen. Zugriffe aus dem Tool heraus zu entziehen, steht auf der Roadmap und ist heute nicht verfügbar. Lassen Sie es vor der Aufräumaktion laufen, geben Sie jedem Eigentümer seine Zeilen, lassen Sie es danach erneut laufen und bewahren Sie beide Exporte als Vorher und Nachher auf.

Quellen

• Drive-Protokollereignisse – Pfad; Standard 7 Tage; Attribut „Sichtbarkeitsänderung" (ein Attribut, kein Ereignisname); Attribut „Ziel" definiert als „Nutzer, dessen Zugriff geändert wird"; Export nach Tabellen/CSV begrenzt auf 100.000 Zeilen.
• Datenaufbewahrung und Verzögerungszeiten – Drive-Protokollereignisse werden 6 Monate aufbewahrt.
• Externe Freigaben für Ihre Organisation verwalten – Pfad zu den Freigabeoptionen; Aus / Zugelassene Domains / An; „External users also lose access to any items previously shared with them" (nur der Fall „Aus"); bis zu 24 Stunden bis zur Wirkung.
• Geteilte Ablagen als Administrator verwalten – Pfad; der Administrator sieht alle Ablagen und Mitglieder.
• Bericht zur Dateifreigabe – Editionsliste; häufig belieferte externe Domains.
• Nutzer aus Ihrer Organisation löschen oder entfernen – die Sperrung ist umkehrbar; nicht übertragene Dateien eines gelöschten Nutzers werden 20 Tage aufbewahrt. Erneut gelesen am 2026-09-09.
• Google Drive Suchoperatoren – sharedwith:external dokumentiert als „Find items explicitly shared with users or groups outside your Google Workspace organization". Erneut gelesen am 2026-09-09.