3人の相手、1つのファイル
監査人が「外部共有されているドライブ ファイルの一覧を、所有者付きで」と求めます。見込み顧客のセキュリティ質問票が、チェックボックス付きで同じものを求めます。文書が行方不明になったあと、経営層が「これって何件あるの？」と聞きます。3人とも同じファイルを求めていて、Business Starter、Standard、Plusでは、Googleはそれを作りません – ファイル公開レポートはFrontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plusにあります。
だから自分で作ります。この記事がそのテンプレートです。列、それぞれの存在理由、そして埋まったあとに何をするか。外部共有レポートの記事は行を作る3つの経路を扱い、こちらはファイルそのものです。四半期チェックリストと、アクセス レビューの記事で説明する証跡記録と並びます。
12の列と、それぞれの存在理由
ファイル名。 読む人間のため。名前は重複するので、決してキーにはしません。
ファイルID／リンク。 キーです。同じIDの2行は、2通りの公開を持つ1つのファイルであり、並べて見たいものです。
所有者。 共有を変更できる人であり、退職者リストと突き合わせる最初の対象です。所有者が停止済みなら、管理者が動かない限りその行は誰も直しません。
場所 – マイドライブか、共有ドライブ名か。 責任と修正の経路が変わります。マイドライブのファイルは所有者が制限するもの。共有ドライブのファイルは、メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有ドライブを管理 の下で、そのドライブのメンバーと設定に支配されます。
公開の種類。 4つの値。レポート全体をこの列で並べ替えます。
public– リンクを知っている全員、またはウェブに公開。ログイン不要。external– ドメイン外の特定のアドレスまたはグループに共有。legacy– 外部であり、もう取引のないドメインや人物向け。元代理店、終わった顧客、去年の業務委託先。internal-wide– 組織の全員に共有。外部ではありませんが、人事や財務のファイルが決して持つべきでない行です。
共有先。 ドメインまたはアドレス。この列を並べ替えると個人アドレス（gmail.com、outlook.comなど）が浮かび上がります。これらは毎回、正当な理由か制限が必要です。
役割。 閲覧者、コメント投稿者、編集者。契約書の外部編集者は、パンフレットの閲覧者とはまったく別の話です。
最終更新。 18か月触られていない公開ファイルは、簡単な制限対象です。昨日編集され外部共有されているファイルは進行中の仕事で、尋ねずに制限すれば何かが壊れます。
発見元 – ログ、検索、スキャン。 どの情報源がその行を生んだか。母集団がどれだけ網羅的かを、あなたに、そして後の監査人に伝えます。全行が log なら、レポートは対象期間内の変更しかカバーしていません。ログはイベントを記録するのであって、現在の状態ではないからです。
判断 – 維持、制限、移管。 一覧をレビューに変える列です。空欄は未判断を意味します。
判断者。 名前。多くの場合、管理者ではありません – 下記参照。
実施日。 変更を適用した日。実施日が空の判断は未解決の指摘であり、次の四半期の最初の立ち寄り先です。
3つの情報源から埋める
各情報源に「発見元」の値が対応します。詳細は3つの経路の記事にあるので、手短に。
ドライブのログ – メニュー → レポート → 監査と調査 → ドライブのログイベント、既定の7日間から期間を広げ、可視性変更の属性で絞り込みます。対象期間内の公開または外部への変更が、それぞれ log の行になります。期間内については網羅的で、期間より前に公開されたものについては沈黙します。ドライブのログイベントは6か月保持です。
ユーザー単位の検索。 ユーザーは自分のドライブを sharedwith:external owner:me と sharedwith:public owner:me で検索するか、ユーザー フィルタ →「リンクを知っている全員」を使えます。その結果が search の行になります。管理者がドライブのUIから実行できるドメイン全体版はないので、規模には弱いやり方です。共有ドライブは例外で、「共有ドライブを管理」は管理者にすべてのドライブとメンバーを見せます。
組織全体のスキャンのエクスポート。 全ユーザーのマイドライブと全共有ドライブを一度に、テンプレートと同じ列で。行は scan になります。ここがBusinessエディションで管理コンソールが止まり、ツールが始まる場所です – その境界は主要ガイドが示します。
上位10名の所有者をどう扱うか
シートに行が入ったら、所有者で並べ替えて数えます。たいていのドメインでは、外部共有の大半を少数の人が占めます。提案書を共有する営業リーダー、代理店との窓口、創業者、そして2月に辞めた誰か。この偏りは有用です。10分の会話を10回行えば、たいていの行が片付き、その多くは「6か月より古いものはすべて制限」で終わります。
行数の多い順に所有者を処理します。各人について自分の行に絞り込み、public を先に、そのうえで最終更新が古い順に。判断を一度の打ち合わせで合意し、所有者の名前を判断者欄に入れて次へ進みます。停止済みや削除済みのユーザーが所有する行は、その仕事を引き継いだ人へ – 引き継いだ人がいなければ管理者へ回します。
判断の列と、誰が署名するか
顧客がまだ提案書を必要としているかどうかを、管理者が決めるべきではないのが普通です。関係を持っている人が決め、管理者は記録し、必要なら実行します。だから判断者はしばしばラインマネージャーやファイルの所有者になり、管理者は実施日の欄に入ります。
この列を正直に保つルールが2つ。keep にはその行に理由が要ります。一行でも構いません – 「顧客案件、12月まで」。そして個人アドレスへの external 行は、監査人に読み上げても耐える理由なしに keep になることは決してありません。
求められていたファイル
同じシートが3つの依頼すべてに答えます。監査人には、日付を付けてエクスポートし、公開種別ごとの合計を証跡記録に転記します – なぜこの組み合わせが受け入れられるのかはアクセス レビューの記事で説明しています。顧客の質問票には、ファイルではなく合計と頻度を。経営層には、上位10名の所有者と public の件数を、1画面で。
出典
- ファイル公開レポート – エディション一覧（Frontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plus）。
- ドライブのログイベント – 階層、既定の7日間表示、可視性変更の属性。
- データの保持期間と遅延 – ドライブのログイベントは6か月保持。
- 管理者として共有ドライブを管理する – 階層。管理者はすべての共有ドライブとメンバーを閲覧可能。
- 「リンクを知っている全員」に共有されたファイルを見つける（Stanford University IT） – ユーザー フィルタ → リンクを知っている全員。
- Google ドライブの検索演算子 –
sharedwith:external owner:me、sharedwith:public owner:me、自分のドライブのみ。2026-09-09に再確認。