四半期ごとのGoogle ドライブアクセス監査チェックリスト

何かが起きてからしか行われない監査

Google ドライブのアクセスレビューは、たいてい予定ではなく出来事によって始まります。誰かが辞める、顧客の質問票に「外部共有はどれくらいの頻度でレビューしていますか」とある、あるいは文書があってはならない場所に現れる。そこで初めて見に行くのです。

このチェックリストは、それをカレンダーの予定に変えます。Businessエディションで管理コンソールだけを使い、レビューの持ち時間は30分。見つけたものを直す時間は別勘定です。

一度作って使い回す2つの作業ファイルと組み合わせます。公開ファイル1件につき1行の外部共有レポートと、監査1回につき1行の証跡記録です。レポートテンプレートの記事がレポートの列を定め、アクセスレビューの記事が証跡記録に必要なものを定めます。

0. 始める前に – 3分

エディションを確認：メニュー → お支払い → 定期購入。Business Starter、Standard、Plusにはファイル公開レポートもセキュリティ調査ツールもないので、パート1と2はドライブのログと手作業の検索を使います。ファイル公開レポートがある場合（Frontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plus）は、そこから始めて、このチェックリストは隙間に使ってください。
レポートテンプレートと証跡記録を開き、今日の日付と自分の名前をヘッダーに入れる。
対象期間を決める：前回の監査以降、または初回なら90日。ドライブのログイベントは6か月保持なので、初回の監査はそれ以上遡れません – 保持期間の記事を参照。

1. 何が変わったか – ドライブのログ – 10分

メニュー → レポート → 監査と調査 → ドライブのログイベントへ。監査と調査の管理者権限が必要です。既定の表示は直近7日間なので、期間を対象範囲に変更します。
外部側については、Googleの文書化された手順を使います：フィルタを追加 → 公開設定 → 外部と共有済み → 検索。（Googleの但し書き：外部ユーザーを許可するグループへの共有は「そのグループに外部ユーザーが1人もいなくても」外部共有として記録されるため、誤検知を見込んでください。）可視性変更全般については、可視性変更の属性で絞り込みます – これはGoogleの検索属性の1つであって、イベント名ではありません。「ウェブ上で一般公開」または「リンクを知っている全員」への変更はレポートに public として、ドメイン外にアイテムを共有する変更は external として記入します。
外部または匿名ユーザーによるダウンロードとSource Copyのイベントを確認します。外部ユーザーは、個別または特定のグループ経由で共有されていない限り匿名として表示されます。機密性のあるものは、公開状況ではなくインシデントとして証跡記録に残してください。
ログが教えられないことを書き出します。対象期間より前にすでに公開または外部だったファイルはイベントを生みません。ログはアクティビティ履歴であって、現在の権限マップではありません。その隙間のためにパート2があります。

2. 今何が公開されているか – 8分、そして正直な但し書き

共有ドライブ：メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有ドライブを管理。メンバー不在・管理者不在のドライブを絞り込み、重要なドライブのメンバー一覧を開いて外部メンバーに印を付けます。メンバーを追加できるのは管理者だけなので、管理者不在のドライブは誰も片付けられません。共有ドライブの権限の記事がより深く扱います。
マイドライブ：ドライブのUIから管理者が実行できるドメイン全体の検索はありません。ユーザーは自分のドライブを sharedwith:public owner:me と sharedwith:external owner:me で検索するか、ユーザーフィルタ → 「リンクを知っている全員」を使えます。8分では、パート1で最も多く登場したユーザーにこれらの検索を実行して結果を送ってもらい、各ヒットを「発見元」= search として記録します。
全ユーザーを一巡するのは、30分が1日に変わる地点であり、Businessエディションで管理コンソールが止まる地点です。組織全体のスキャンは、この工程を全ユーザーのマイドライブと全共有ドライブについて一度に行い、レポートテンプレートと同じ列で出力します。手作業の経路はドメイン内の「リンクを知っている全員」ファイルをすべて見つけるにあります。

3. 退職者と放置アクセス – 4分

メニュー → ディレクトリ → ユーザー。対象期間に停止または削除された人を全員挙げます。停止はログインを遮断しますが、共有文書へのアクセスを与えられていた共同編集者はそれを保持します – 退職者の共有は今も機能します。
削除した各ユーザーについて：削除時にファイルは移管されましたか。移管されなかった削除ユーザー所有のファイルは20日間保存され、ユーザーを復元した場合にのみ回収できます。退職処理チェックリストに完全な手順が、停止は削除ではないにその理由があります。
もう取引のないドメイン – 元代理店、元顧客、元ベンダー – をレポート内で検索し、該当行に legacy と印を付けます。

4. 判断する – 判断に3分、修正は別途

すべての public 行について：公開である必要はありますか。なければ制限し、誰が判断したかを記録します。
個人アドレス（gmail.com、outlook.comなど）に共有されているすべての external 行について：制限するか、正当な理由を書きます。
共有設定：メニュー → アプリ → Google Workspace → ドライブとドキュメント → 共有設定 → 共有オプション。設定（オフ、許可リストのドメインのみ、オン）、外部共有の警告、組織部門ごとの差異を確認します。
サードパーティアプリ、隔四半期：メニュー → セキュリティ → アクセスとデータ管理 → API の制御。ドライブへのアクセス権を持ち、誰も使っていないアプリをブロックします。

5. 記録して予定に入れる – 2分

証跡記録に1行埋めます：日付、対象期間、担当者、エディション、レビューしたファイル数、見つかった公開・外部・放置の件数、制限した数、正当化した数、インシデント。
次回監査の担当者を決め、日付をカレンダーに入れます。既定は四半期ごと。規制対象なら月次。退職があれば必ず。
依頼した人が求めていた「外部共有レポート」としてレポートをエクスポートします。なぜ証跡記録の行とエクスポートの組み合わせが監査人に受け入れられるのかはアクセスレビューの記事で説明しています。

30分がどこへ消え、どこへは消えないか

手順4〜7と11〜19は、どのBusinessエディションでも持ち時間に収まります。手順9は、ユーザーが数人を超えた時点で収まりません。1人につき1回、四半期ごとの検索であり、管理者が代わりに実行できないからです。レポートテンプレートに「発見元」の列があるのはそのためです。1年後に、母集団のどれだけをカバーできていたかが分かります。

組織全体のドライブアクセス監査ガイドが、このページの長編版です。

出典

ドライブのログイベント – 管理コンソールの階層、既定の7日間表示、可視性変更の属性、文書化された「ドメイン外に共有されたファイルを表示する」手順（フィルタを追加 → 公開設定 → 外部と共有済み）とグループに関する但し書き、必要な「監査と調査」管理者権限、ダウンロードとSource Copyのイベント名、外部ユーザーの匿名表示、セキュリティ調査ツールのエディション一覧。
データの保持期間と遅延 – ドライブのログイベントは6か月保持。
ファイル公開レポート – エディション一覧（Frontline Plus、Enterprise Plus、Education StandardとPlus、Enterprise Essentials Plus）。
管理者として共有ドライブを管理する – 階層、メンバー不在／管理者不在のフィルタ、メンバー管理。
共有ドライブのアクセス権限 – メンバー追加は管理者のみ。
組織の外部共有を管理する – 共有オプションの階層、オフ／許可リストのドメインのみ／オン、組織部門ごとの差異。
ユーザーを一時的に停止する – メニュー → ディレクトリ → ユーザー。「Collaborators who have been granted access to shared documents will retain their ability to view, edit, and collaborate on those documents.」
組織からユーザーを削除する – 削除時に移管が提示される。移管しなかったファイルは20日保存、ユーザー復元でのみ回収可。2026-09-09に再確認。
自分のエディションとお支払いプランを確認する – メニュー → お支払い → 定期購入。
サードパーティ製アプリと内部アプリのGoogle Workspaceデータへのアクセスを管理する – メニュー → セキュリティ → アクセスとデータ管理 → API の制御。ドライブを含む要求サービスとともにアプリを一覧。信頼済み／制限付き／ブロック。
「リンクを知っている全員」に共有されたファイルを見つける（Stanford University IT） – ユーザーフィルタ → リンクを知っている全員。
Google ドライブの検索演算子 – sharedwith:public owner:me、sharedwith:external owner:me、自分のドライブのみ。2026-09-09に再確認。